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Regie- und Ablaufpläne

100 Prozent übersichtlich, zentral koordiniert, dynamisch und transparent

Die Herausforderung

Der traditionelle Arbeitsansatz, Regie- und Ablaufpläne zu entwerfen, basiert zumeist auf verschiedenen Offline-Dokumenten. Sie sind oft statisch und somit umständlich zu bearbeiten. Ein Widerspruch in sich, denn ein dynamischer, transparenter und fein-abgestimmter Regie- und Ablaufplan ist die Basis eines erfolgreichen Events.

Dieser lineare Prozess der Ablaufplanung zirkelt bis zur Veranstaltung via E-Mail und / oder Ausdrucken und dem Kernteam. Während des Events werden dann letzte Änderungen per Audio durchgegeben und zur Umsetzung gebracht. Protokolliert sind diese jedoch nirgendwo und sind somit nicht nachvollziehbar für alle Stakeholder vor Ort.

Daraus entstehen verschiedene Nachteile, Risiken und schlussendlich auch Mehrarbeit:

  • Die enge Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit dritten ist quasi unmöglich
  • Der manuelle Aufwand, vom Erstellen bis zum Verteilen der Versionen, ist hoch
  • Eine Logik oder Regeln zu hinterlegen, sind in Excel oder in Word kaum möglich, was Fehler bedingt
  • Ablaufpläne auf Papier können nicht dynamisch optimiert werden, denn Ausdrucke sind nicht synchronisierbar
  • Wenig Know-how-Transfer für die nächste Veranstaltung ist möglich

Die Lösung

colada.scripts ist das erste digitale Tool, das den gesamten Prozess der Ablauf- und Regieplanung vollständig und nahtlos integriert. Die einfach zu bedienende Anwendung ermöglicht es Ihnen, gemeinsam mit Ihren Kollegen und Stakeholdern Regie- und Ablaufpläne zu erstellen. Dabei ist es egal, ob für ein On-Site- oder Online-Event.

colada.scripts ist so konzipiert, dass der Regieplan während der Veranstaltung parallel und live mitläuft. Er kann für alle oder nur für einen Arbeitsbereich angepasst werden, je nach Zugriffsrecht. Die Arbeit mit verschiedenen Dokumenten ist nun nicht mehr nötig, womit Sie auch das leidige Thema Versionierung ins Archiv verschieben können.

So erleichtert Ihnen colada.scripts das Planen Ihres Events:

  • Der Regie- und Ablaufplan wird von Ihnen online im Browser erstellt
  • Das nutzerfreundliche Design macht colada.scripts einfach zu bedienen, Team-Mitglieder können gleichzeitig arbeiten.
  • Die Details pro Vorgang werden im komfortablen Text-Editor erstellt und bearbeitet. Bilder oder Skizzen können ebenso hinzugefügt werden
  • Jeder Vorgang kann via Drag-and-Drop verschoben werden, die geplanten Zeiten aktualisieren sich automatisch
  • Jede Änderung wird protokolliert

colada.scripts unterstützt Sie somit besonders in der effizienten Kollaboration: alle Stakeholder, Gewerke und Aufgaben können in die Regieanweisungen eingebunden werden. Ob Lichttechnik, Audiotechnik, Catering oder die Referenten, jeder kann und soll in colada.scripts persönliche oder, je nach Zugriffsrecht, offizielle Notizen vermerken.

Während des Events kann Ihr 360-Grad-Regieplan mit dem colada.scripts-Player live gehen. Er zeigt allen Beteiligten den sekundengenauen Stand des Ablaufs.

Insbesondere für virtuelle Events ist colada.scripts mit dem integrierten colada.scripts-Player praktisch. Damit der Eventmanager die nur  virtuell anwesenden Präsentatoren und Redner optimal steuern und begleiten kann, wird der colada.scripts-Player für alle Beteiligten aufgebaut. Die Referenten können parallel zu den Präsentationen ihren Player aktivieren. Damit wissen die Redner, wo ihr Vortrag angesiedelt ist im gesamten Kontext der virtuellen Konferenz, wie viel Zeit noch bleibt bis zur Session und ob es eventuell zeitliche Änderungen oder andere Anpassungen gibt.