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Wo ist mein Tisch?

Vom Saalplan, über das Tischkärtchen bis hin zur Änderung in letzter Minute

Die Herausforderung

Grosse Saalpläne, Excel Tabellen, viele bunte Post-It’s, lange Meetings, wichtige Entscheidungen – das Planen der Sitzordnung ist ein Job, der Überblick, politisches Fingerspitzengefühl und Flexibilität benötigt. Und dies nicht nur im Vorfeld, auch On-Site, bis zur letzten Minute.

Viel Geld, Zeit und Geduld fliesst in das Organisieren des Galaabends, soll doch jeder intern und externe Gast einen perfekten Abend mit feinem Essen nach seinem Anforderungen, mit interessanten und relevanten Gesprächspartnern und Gesprächspartnerinnen erleben – kurz am richtigen Tisch, mit den richtigen Personen sitzen.

Um dies zu erreichen, muss im Vorfeld möglichst der aktuelle Saalplan, die Tischverteilung und die vorhandenen Sitzplätze allen Entscheidern einsehbar sein. Mehr noch: Gemeinsam und möglichst zeitgleich muss mit allen Involvierten am Plan und der Tisch- sowie Sitzverteilung gearbeitet werden können. Key Account-Manager sollten aus Effizienzgründen ihre Gäste selbsttätig platzieren, wobei alle Änderungen jederzeit für das erweiterte Planungsteam sichtbar sein sollten.

Vor Ort müssen die aktuellen Daten den Zuweisern zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, auch wenn die Tischlisten und Tischkärtchen bereits gedruckt worden sind. Die Gäste-Manager sollen die Gäste selbständig platzieren, und Änderungen bis zuletzt vornehmen und an alles Beteiligten kommunizieren können.

Leere Plätze aufgrund von No-Shows sind unbedingt zu vermeiden, nachträglich eintreffende Gäste benötigen unaufwendig und diskret einen passenden Tisch. Sogar die freie Wahl der Plätze ist bei manchen Events erwünscht und muss ermöglicht werden. Dies macht das Einsehen der aktuellen Tischpläne online notwendig, damit unter anderem das Catering auf dem aktuellen Stand ist.


Die Lösung

colada.seating stellt Ihnen den kompletten Workflow des Gäste-Seatings zur Verfügung. An einem Ort erstellen Sie die Saal- und Tischpläne auf Basis der Liste mit registrieren bzw. geladenen Teilnehmern. Diese Liste steht jederzeit in der aktuellen Version bereit, genauso wie die Daten zum Verteilen der Plätze. Per Drag and Drop wird das Zuweisen und Ändern von Bereichen, Tischen und Plätzen schnell und einfach. Der jeweils aktuelle Planungsstand kann allen involvierten, wie Eventmanagern, Brokern, Gästemanagern, externen Dienstleistern oder auch den Gästen, jederzeit zugänglich gemacht werden.

Vor Ort ist die Gästeliste mit der jeweils aktuellen Tisch- und Platzvergaben jederzeit online verfüg- und änderbar. Nachträglich eintreffende Gäste oder No-Shows können jederzeit live eingetragen werden. Der der colada.seating-Anwesenheitsstatus für jeden einzelnen Sitzplatz liefert unter anderem dem Catering jederzeit und live wichtige Informationen zur Allokation des richtigen Menüs an die richtige Person.



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