colada.guests

Ein Raucherzimmer, bitte

Integriertes Registrieren, nahtlose Kommunikation, dynamisches Anpassen

Die Herausforderung

Das flexible, personalisierte und korrekte Registrieren der Gäste ist zentral für den Erfolg jedes Events. Der erste Eindruck zählt: Das userfreundliche, ansprechend gestaltete Registrierungsformular mit passender Webseite sind erster Kontaktpunkt und somit zentrale Kommunikationsinstrumente.

Der direkte Draht zum Gästemanager ermöglicht es Ihren Teilnehmern, Tickets, Transfers, Hotelzimmer und weitere Ressourcen zu buchen. Zudem können sie ihre (Sonder-)Wünsche und Bedürfnisse bei Ihnen platzieren.

Das professionelle Gäste-Management vom ersten Kontaktpunkt, der Einladung, hat noch einige weitere Knackpunkte zu bewältigen, von der nahtlosen Einbindung in die Kommunikation, über Stammdaten-Integration, Programmänderungen bis hin zum Bezahlen etc.


Die Lösung

colada.registration arbeitet für Sie und mit Ihnen am dynamischen Managen Ihrer Gästedaten. Besonders berücksichtigt werden Ihre CI / CD, die DSGVO, die Nutzerfreundlichkeit intern und extern, die bereits vorhandenen Gästedaten in verschiedenen Sprachen, Ihre Programmplanung, das Reporting und die professionelle Abrechnung.

Die Funktionen im Überblick:

  1. Nahtlose Einbindung in bestehende Kommunikationsmassnahmen, zum Beispiel: Event-Landing-Pages, E-Mails, gedruckte Einladungen in Ihrer CI / CD
  2. Einladungsmanagement
  3. Kommunikation mit Stakeholdern und Gästen via E-Mail und Messenger
  4. DSGVO konformer Import und Integration der Gästedaten und vorhandenen -Stammdaten
  5. Responsives, nutzerfreundliches und jederzeit anpassbares Registrierungsformular
  6. Programmänderungen integrieren und kommunizieren
  7. Gäste- oder Gruppenspezifische Angebote steuern und verfügbar machen
  8. Management dynamischer und spezifischer Inhalte:
 Abhängigkeiten werden über Regeln abgebildet, damit die Gästedaten vollständig vorliegen und Registrierungs- und Datenprozesse so einfach wie möglich bleiben
  9. Ressourcen, wie Zimmerkontingente, Transfers, Breakout-Sessions etc. managen und anpassen: Hierbei können Kontingente Abteilungen, Gruppen und Kategorien zugewiesen werden
  10. Wartelisten, aktuelle Anmeldezahlen, Kontingentnutzung, Buchungen
  11. Bezahlung und Verwaltung der Zahlungen.

Ein besonderes Augenmerk innerhalb colada.guests liegt auf dem Gästedaten-Import. Über den gesamten Prozess ist die Mehrsprachigkeit der Gäste berücksichtigt, womit die E-Mail-Kommunikation vereinfacht wird – egal ob manuell oder automatisiert. Ebenso integriert ist die Zielpersona-Ansprache mit spezifischen Inhalten. Hierzu setzt colada.guests Regeln und Abhängigkeiten, zum Beispiel sogenannte „Wenn-Dann-Funktionen“, ein.

Die Teilnehmerlisten und deren Reports werden für bessere Übersichtlichkeit in Dashboards aufbereitet.



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