Fallstudie

Zwei Anlässe, ein Event

Die Bühler Networking Days, unterstützt mit colada365
Im Sommer 2019 hat die Schweizer Bühler AG zu einer internationalen, siebentägigen Mitarbeiter- und Kundenveranstaltung eingeladen. 1’360 Gäste haben sich angemeldet und 700 Übernachtungen via colada gebucht. Die Ziele des Events: Mitarbeitermotivation und Kundenbindung.

„Inspire our People“ ist Leitmotiv der Woche, zu der die Bühler AG, ein Maschinenbau-Unternehmen in den Bereichen Lebensmittel und Mobilität, eingeladen hat. Das 1860 gegründete Unternehmen hat seinen Stammsitz in Uzwil nahe St. Gallen, und ist in 140 Ländern weltweit vertreten.

Die Anforderungen

Zum effizienten Planen und Umsetzen der Veranstaltung hat sich das Bühler-Marketing-Team direkt an colada gewandt, mit dem Briefing:

  • Registrieren der Teilnehmer in verschiedenen Kategorien, darunter „Mitarbeiter IOP“, „Mitarbeiter komplettes Event“, „Kunde / Gast“, „Presse / Media“;
  • Kommunikation per E-Mail, in CI / CD, Englisch;
  • Die registrierten Teilnehmer sollen die Möglichkeit haben, ihre Anmeldung zu ändern und zu ergänzen, unter anderem Reiseinformationen. Bei Anpassungen geht automatisch eine Mail an den verantwortlichen corporate Eventmanager:
  • Fokus Hotel- und Zimmermanagement: Blockieren, Buchen, Kontingent Verwalten;
  • Interne Abrechnung der Hotelzimmer mit der jeweiligen Niederlassung;
  • Badge-Management und Ticketing;
  • Onsite: Helpdesk, Scan-Stationen, Welcome-Screens.

Die Umsetzung

Das colada.team hat der Bühler AG Lösungen für die geforderten Bereiche angeboten – und den Zuschlag zum Unterstützen des Marketing-Teams erhalten. In enger Abstimmung sind zunächst die Registrierungsprozesse in colada.registration aufgesetzt worden. Die Mitarbeiter und Kunden haben eine QR-Code-Einladung erhalten, mit der sie auf ihre persönliche Registrierungsseite gelangen.

Hier hatten sie, je nach Kategorie unterschiedliche, Möglichkeiten und Verpflichtungen: Hotels und Zimmer wählen, Reisedaten eingeben oder die Zahlung per Kreditkarte veranlassen. Nach der Eingabe der obligatorischen Daten erhalten Gast und Eventmanager eine automatische PDF-Bestätigung mit den gebuchten Leistungen und gegebenfalls dem Zahlungsbeleg.

Parallel ist das colada Hotelmodul, colada.guests, konfiguriert worden: Insgesamt 15 Hotels zwischen Winterthur und St. Gallen mit sechs verschiedenen Zimmerkategorien sind insgesamt verfügbar, allerdings nicht jedes für jede Teilnehmerkategorie. Die spezifischen Preise für jedes einzelne Zimmer in den einzelnen Zeiträumen sind im System hinterlegt worden und die Grundlage für die automatische Berechnung des finalen Preises.

Um den Zahlungsablauf zuverlässig garantieren zu können, ist colada.payments konfiguriert worden. Aus den verschiedenen Varianten hat der Eventmanager die Kreditkartenzahlungen via colada gewählt. Somit hat das colada.services-Team auch Rückzahlungen wegen Annullationen oder Umbuchungen erledigt. Direkt im Anschluss an die Veranstaltung hat colada.services  der Bühler AG eine vollständige Übersicht der Transaktionen geliefert.

Bereits während des Events kann das Orga-Team Teilnehmer- oder Hotellisten abrufen. Mit vordefinierten Auswahlkriterien ist jede Selektion via colada.guests gespeichert und kann mit einem Klick angewendet werden.

Besonderes Augenmerk liegt auf der Kommunikation mit den geladenen Gästen und Mitarbeitern. Gemäss dem Briefing ist der Dialog per E-Mail direkt aus colada.mailing versendet worden, an alle Gäste – oder vorselektierte Kategorien: Bestätigung, Registrierungs-Reminder, gegebenfalls Stornierung, Reminder zur Hotelbuchung, finale Informationen, gegebenfalls Rückerstattungen.

Auf Basis der engen Abstimmung im Vorfeld des Events, ist das Set-up in der Veranstaltungslocation reibungslos möglich. Am Vortag der Veranstaltung hat das colada.services-Team: zwei Helpdesk- und Service-Stationen am Empfang aufgebaut, inklusive Drucker. Sechs Scan-Stationen mit Welcome-Screens sorgen für einen freundlichen Empfang und schnellen Eintritt.

Die Gäste haben ihren Willkommensgruss mit Badges und Informationen zum Anlass bereits bei Bezug ihres Hotelzimmers vorgefunden. Für diejenigen ohne Badge wird am Empfang Ersatz geschaffen. Kurzfristigen Änderungswünschen der Gäste nehmen sich Bühler- und colada.service-Mitarbeiter unkompliziert am Helpdeskt an.

Selbstverständlich werden die Gäste auch an jedem Ausgang gescannt, um nachzuvollziehen, wie viele Personen sich in der Location aktuell aufhalten.



Fragen? Demo-Wunsch? Ideen?
Folgen Sie uns auf LinkedIn