In der heutigen digitalen Welt, in der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit entscheidend sind, ist es an der Zeit, auch den Prozess der Eventeinladung zu überdenken. Klassische Einladungs-E-Mails mit statischem Link zur Anmeldeseite und manuellem Download eines .ics-Kalendereintrags gehören bald der Vergangenheit an.

In enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden S-GE.com haben wir eine moderne Lösung entwickelt, die den Anmeldeprozess sowohl für Eventplaner als auch für Teilnehmer deutlich vereinfacht – eine direkt versendbare, personalisierte Kalendereinladung, die den Termin nahtlos in den persönlichen Kalender der Gäste integriert.

Vom statischen .ics-File zur dynamischen Kalendereinladung

Was ist eine .ics-Datei?

.ics steht für iCalendar – ein standardisiertes Dateiformat für Kalendereinträge, das auf nahezu allen Kalenderplattformen unterstützt wird (z. B. Outlook, Google Kalender, Apple Kalender). In der Regel erhalten Teilnehmer nach der Eventanmeldung einen Link zum Download dieser Datei. Diese muss manuell geöffnet und bestätigt werden, um im Kalender gespeichert zu werden.

Die Nachteile:

• zusätzlicher Schritt für den Benutzer
• keine direkte Integration in den Workflow
• keine einfache Möglichkeit zur Nachverfolgung oder Anpassung
• keine personalisierte Nutzererfahrung

Die neue Lösung: Echte Kalendereinladungen

Unsere neue Lösung geht einen Schritt weiter: Statt eines simplen Dateianhangs erhalten Gäste eine echte Kalendereinladung per E-Mail. Diese funktioniert wie eine Einladung zu einem Meeting – wird sie akzeptiert, ist der Termin sofort und automatisch im Kalender des Gastes eingetragen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Nahtlose Integration in gängige Kalender-Tools (Outlook, Google, Apple)
• Kein zusätzlicher Download oder manuelles Speichern notwendig
• Personalisierung von Titel, Beschreibung und Teilnehmerdaten
• Erhöhte Verbindlichkeit durch direkte Kalendereinträge
• Optimierte Usability – ein Klick genügt

Was bedeutet das für Eventplaner und Teilnehmer?

Für Eventplaner bedeutet die neue Kalendereinladung eine massive Entlastung im Registrierungsprozess:

• Höhere Conversion-Rate durch vereinfachten Zugang
• Verbesserte Nachverfolgbarkeit von Zusagen
• Professioneller Auftritt durch konsistentes und modernes Einladungsmanagement

Für Teilnehmer wird die Anmeldung so einfach wie das Akzeptieren eines Meeting-Termins:

• Kein Formular-Wirrwarr
• Keine Unsicherheit, ob der Termin gespeichert wurde
• Alles an einem Ort – im eigenen Kalender

Was ist mit der formalen Anmeldung?

Auch wenn der Kalendereintrag bereits gesetzt ist, bleibt die eigentliche Anmeldung zum Event weiterhin notwendig – insbesondere bei begrenzten Plätzen oder kostenpflichtigen Events. Doch auch hier sehen wir großes Potenzial: In einem nächsten Schritt könnten einfache Registrierungen direkt aus dem Kalendereintrag heraus automatisiert werden.

Fazit: Der nächste logische Schritt im Eventmanagement

Unsere innovative Kalendereinladungslösung bringt frischen Wind in das Einladungsmanagement von Events. Sie schafft eine Win-Win-Situation für Organisatoren und Gäste: weniger Aufwand, höhere Teilnahmequote, und eine durchdachte User Experience.

Events sind mehr als Termine – sie sind Touchpoints, Markenbotschafter und Netzwerkknoten. Mit smarten Tools wie dieser Kalendereinladung sorgen wir dafür, dass sie so einfach zugänglich wie möglich werden.

Neugierig geworden?
Gerne zeigen wir Ihnen in einer kurzen Demo, wie auch Ihre nächsten Veranstaltungen davon profitieren können.