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ゲストのための滞在場所の確保

参加者が心地よく過ごすために考えられたホテルマネジメント

課題

イベントマネージャー、ブローカー、ゲストマネージャーは、ホテルと部屋のプランニングおよびマネジメントに多くの時間を費やします。特に、さまざまな国からのゲストを完全に、または部分的にのみホストする、長期にわたって計画されたイベントの場合、管理にはコストと時間がかかります。

適切なホテルの調査からサプライヤーとの契約、特にキャンセル条件に対する契約の個別交渉、起草、管理に予約リソースとしての部屋の割り当てのリリースまで…ホテルの管理はゲストマネジメントチームにとって非常に重要な課題です。

多面的なタスクに加え、場所や期間、備品、および次のステップでの変更要求に関し、ゲストからはさまざまな要望があります。これらのタスクが適切に処理されなければ、イベントの成功を危険にさらす可能性があります。


ソリューション 

colada365のホテルマネジメントツールを使用すれば、イベントチーム全体がホテル管理のワークフローにアクセスできるようになります。colada.serviceチームは必要に応じ、タスクの全体または一部を引き継ぐことができます。

ワークフローの基礎は場所のデータベースです。colada365に利用可能な部屋を含む、選択したホテルの基本データが作成されます。そこではデータが動的に管理され、必要なインターフェースを備えているため、そこで予約可能なリソースとしてプロジェクトに割り当てることができます。

したがって、部屋の割り当てはブローカーからの問い合わせのためのcolada365リソース管理の統合サブプロセス、イベントマネージャーを介した割り当てを利用できます。予約はブローカー、ゲストマネージャー、またはゲスト自身でも行うことができます。

イベントマネジメントチームは任意の場所からいつでも予約されたすべての部屋の現在の数の概要を把握しているため、割り当ての変更やタイムリーなキャンセルを簡単に行うことができます。ブローカー、ゲストマネージャー、およびゲスト自身はキャンセルプロセスと事前設定された権限に応じていつでも既存の予約を表示、変更、キャンセルできます。


ステークホルダーの可能性

対象者 具体例
  • ロケーション
  • プロジェクト
  • イベントマネージャー
ホテルと部屋の管理に重点を置いた位置データベース。データベースはプランニングされたキャンペーン、プロジェクト、イベント、および登録されているリソースを提供します。
ロケーションマネージャーはロケーションデータベースを介し、いつでもリソースを管理し、必要に応じて新しいホテルや部屋を追加できます。
キャンぺーンマネージャー n/a
  • プロジェクト
  • イベントマネージャー
プロジェクトマネージャーは検索機能から保存されたデータに基づきいつでも適切なホテルを識別し、プロジェクトに割り当てることができます。ゲスト管理およびゲスト登録プロセスのリソースとしても利用可能です。
イベントマネージャーは予約したホテルや部屋の情報をバックエンド経由でゲストマネージャーに、ブローカーポータル経由でブローカーに、登録フォーム経由でゲストに配信できます。
ゲストマネージャー ゲストマネージャーは利用可能なリソースとして定義されたプロセスに基づき、定義された期間にゲストをホテルと部屋に割り当て、予約期間を確認、調整、キャンセルできます。
割り当てはゲストが実際に登録される前や最終登録後に追加することもできます。
ゲストマネージャーは定義されたプロセスに関係なく、いつでもcolada365をから決定事項の確認ができます。
仲介業者(ブローカー) colada365のリソース管理コンセプトを使用すれば、ブローカーやグループマネージャーがリソースについて簡単に問い合わせることができます。グループマネージャーは期間を定義し、参加者のカテゴリを解放したり部屋を明確に割り当てたりすることができます。
ゲスト(参加者) 参加者は定義されたリソースに個別にアクセス可能です。ホテルと宿泊先を選択し、必要に応じて支払いや調整、キャンセルできます。
サプライヤー(ホテル) 使用するプロセスに応じて選択したホテルの代表者がゲストのデータにアクセスできます。この自動的に生成されたゲストリストはいつでも呼び出すことができ、部屋番号などを追加できます。


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