colada365

Gala-Event, Jubiläum, Preisverleihung –

VIP hoch drei

Detailverliebt, flexibel und verlässlich
Vom ersten Anschreiben bis zur Tischkarte – Gala-Events, wie Preisverleihungen oder Jubiläen, haben ihre ganz eigenen Regeln und Budgetgrenzen. Galas müssen immer noch etwas mehr, bis ins letzte Detail und zu letzten Sekunde, perfekt plan- und anpassbar sein.

Die Herausforderung

Eine der grössten Anforderungen bei der Umsetzung von Gala-Events ist häufig, dass bis zur letzten Sekunde und auch während der Veranstaltung noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Neue Gäste kommen hinzu, einige sagen kurzfristig ab, andere möchten auf ihren Wunschplatz gesetzt oder Tische müssen abgebaut werden.

Als ehemalige Eventagentur und langjähriger Dienstleister für Marketing-Planung und Umsetzung im Bereich Luxus-Güter, Preisverleihungen, Jubiläen etc. kennen wir diese besonderen Anforderungen und Herausforderungen sehr gut. Das colada365-Team weiss, dass eine Lösung nur perfekt funktioniert, wenn sie von A-Z den gesamten Workflow nahtlos und dynamisch abdeckt.


Die Lösung

VIP – Very important planning: Die colada-Lösung für das effiziente Planen und Umsetzen von Gala-Events basiert auf den Grundapplikationen von colada365:

colada.guests – Kommunikation und Gästemanagement
colada.seats – die Planen der Tische und Sitzpläne, auch vor Ort
colada.assistant – Check-in und Akkreditieren onsite

Das Beste: Die Applikationen sind so aufeinander abgestimmt, dass bis zum Veranstaltungsende Umstellungen und Optimierungen vorgenommen werden können. Alle Applikationen greifen auf die gleiche Datenbasis zu. Somit liegen alle Informationen immer live vor, wie zwei Anwendungsfälle verdeutlichen:

1. Auf der Basis der Anmeldungen ist ein Tisch- und Sitzplan erstellt worden. Die Gäste erhalten die Tischnummer erst vor Ort beim Check-In. Wenn also ihr Voucher oder Ticket gescannt wird am Eingang, kann dann erst die Nummer auf die Tischkarte gedruckt werden. Dies erlaubt den Planern vor Ort noch bis zur letzten Sekunde, die Tischpläne zu optimieren.

2. Kurzfristige angemeldete Gäste können am Check-In erfasst und ohne viel Aufhebens direkt auf freie Plätze gesetzt werden. Das Team, insbesondere Planer und Catering, sind in nahezu Echtzeit über die Änderungen informiert und können alle Anpassungen vornehmen.

Anwendungsbeispiele wie diese gibt es viele weitere – wir unterstützen Sie, auf alles vorbereitet zu sein. Den gesamten Prozess stellt Ihnen das colada365-Team gerne unverbindlich vor: nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf, natürlich unverbindlich.



Fragen? Demo-Wunsch? Ideen?
Folgen Sie uns auf LinkedIn