colada.services

Sorgsam verarbeiteter Datenschatz

Datenmanagement mit Fingerspitzengefühl
Unter Datenmanagement verstehen wir den sicheren Umgang mit Ihren Daten – und denen Ihrer Gäste. Wir unterstützen Sie unter anderem bei der Prozessdefinition, dem Definieren der benötigten Inhalte für das Registrierungsformular und eine umfassende Teilnehmer-Verwaltung. Auch das Vorbereiten von Importvorlagen und die Kontrolle der eingegangenen Daten gehören zum Service-Umfang.

Die Herausforderung

Der Umgang mit Daten spielt eine zentrale Rolle in der Business-Events-Branche. Auch aufgrund der mittlerweile eindeutigen rechtlichen Lage im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist der sichere Umgang mit Kundendaten sowie deren Daten besonders wichtig.
Der Import und Export, die Schnittstellen zu Drittsystemen, aber auch das Bearbeiten und Speichern der Daten muss zuverlässig, sicher und trotzdem so einfach wie möglich gestaltet werden. Die internationalen, rechtlichen Rahmenbedingungen sowie Ihre spezifischen Bedürfnisse der Datenerhebung, müssen unter einen Hut gebracht werden.

Die Lösung

Das Team von colada.services hat den Support in ihren DNA. Mit unseren Lösungen bieten wir Ihnen nicht nur ein Datenschutz-konformes Handhaben Ihrer Kontakt- und Teilnehmerdaten; wir bieten Ihnen auch die nötige Flexibilität, Ihre Daten so zu managen, wie es zu Ihren gewohnten Arbeitsabläufen passt.

Die Grundlage für die sichere Verarbeitung sind Datenbanken, die es ermöglichen, jeden Datensatz so zu strukturieren, wie er benötigt wird. Die Graphen-Datenbank steuert die Zugangs- und Zugriffsberechtigung in verschieden Zusammenhängen. Ein Felder-Managementsystem sowie geführte Importe und Exporte unterstützen Sie in der täglichen Arbeit. Darüber hinaus können Sie jederzeit, von jedem Ort mittels einer einfachen Listengestaltung mit Sortier-, Such- und Filterfunktionen immer genau die Daten finden, die Sie gerade benötigen.

Spannende Möglichkeiten in der Verwaltung Ihrer Daten bietet Ihnen zudem die Selektion mit festen Zuordnungen, aber auch dynamischen Kriterien in einer nahezu unbegrenzten Anzahl an Kombinationen. Das Handling von Kontaktdaten im Kontext mehrerer Firmen oder Verbände ist nun möglich, ohne hierfür Daten dupliziert werden müssen.

Ihre Gästedaten werden zum Beispiel automatisch mit den zugehörigen Kontakt- und Unternehmensinformationen verknüpft. Somit ist auch nach dem erfolgreichen Ende Ihrer Veranstaltung das Entfernen der Gästedaten gewährleistet, jedoch wissen Sie immer, welcher Ihrer Kontakte wann, wo und an welchem Event teilgenommen hat.

Zudem kann Ihr Kontakt mittels geschützten Zugangs jederzeit seine Stammdaten selbst einsehen.


Die Services und Möglichkeiten rund um das Datenmanagement im Überblick:

  • der Import der Gästedaten als Grundlage für Ihre personalisierte Einladung, die direkt aus dem System versendet wird. Falls kein Import möglich ist, kann der Registrierungslink auch offen versendet werden;
  • das Anreichern der Daten mit einer persönlicher ID (PIN) als Grundlage für den personalisierten und sicheren Zugriff;
  • der Export der Daten jederzeit möglich;
  • jede Aktivität in der Datenbank wird historisiert und ist somit Compliance-konform;
  • via Selektionen können die Importe historisiert werden von Imports via Selektionen;
  • das Datenmanagement für Kontakt- und Adressdaten von Event-Gästen wird zentral gemanagt und gesichert.

colada365 kann als temporäre, aber auch kontinuierliche Datenbank-Lösung genutzt werden. Die Basis ist die gemeinsam definierte Struktur für Ihre Kontakt- und Teilnehmerdaten. Das colada.services-Team  erarbeitet mit Ihnen eine Importvorlage und identifiziert die relevanten Daten. Dabei wird gemeinsam geklärt, welche Felder für den Import und die spätere Verwendung benötigt werden.


Die Vorteile von colada365 als kontinuierliche Lösung:

  • Die Grunddaten von Ressourcen, Dienstleistern, Locations und beliebigen anderen Stakeholdern sind jederzeit, an jedem Ort zentral verfügbar;
  • Felder und Listen für weitere Benutzung innerhalb von colada365 sind  jederzeit individuell zu erstellen;
  • Der Import von Daten via MS Excel ist möglich, genauso wie ein einfaches Mapping der Import-Tabellen in die colada365-Felder.


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