Für Eventmanager, Broker und Gäste-Manager ist die Hotel- und Zimmerplanung sowie das Verwalten insgesamt oft ein enormer Zeitaufwand. Insbesondere bei Veranstaltungen, die über einen längeren Zeitraum, mit vielen, komplett oder nur teilweise gehosteten Gästen aus verschiedenen Ländern geplant werden, ist die das Management Kosten- und Zeitintensiv.
Beginnend mit Recherche von geeigneten Hotels, über das individuelle Verhandeln, Ausarbeiten und Verwalten der Verträge – insbesondere der Storno-Bedingungen – mit den Suppliern, bis hin zur Freigabe der Zimmerkontingente als Buchungsressource … das Hotel-Management ist eine Herausforderung für das Gäste-Management-Team.
Zu den vielschichtigen Aufgaben kommen noch die vielfältigen Gästewünsche bezüglich, Lage, Zeitraum, Ausstattung hinzu, genauso wie in den nächsten Schritten auch deren Änderungsanfragen. Ein Prozess, der viele Ressourcen bindet, mit viel Verantwortung und hohen Erwartungen, der, wenn er schief geht, den Veranstaltungserfolg gefährden kann.
Mit dem Hotel-Management-Tool von colada365 wird dem Eventteam der gesamte Hotel-Management-Workflow zugänglich gemacht. Die Aufgaben können ganz oder in Teilen auch vom colada.services-Team übernommen werden, wenn gewünscht.
Die Basis für den Workflow ist eine Location-Datenbank. Integriert in colada365, sind die Grunddaten der gewählten Hotels, inklusive der zur Verfügung stehenden Zimmer, angelegt. Dort werden sie dynamisch und mit den nötigen Schnittstellen verwaltet. Sie können dort den Projekten als buchbare Ressourcen zugewiesen werden.
Die Zimmerkontingente stehen somit über integrierte Teilprozesse des colada365 Ressourcen-Managements für Anfragen von Brokern, der Zuteilung via Eventmanager zur Verfügung. Die Buchung kann per Broker, Gästemanager oder sogar von den Gästen selbst vorgenommen werden.
Das Eventmanagement-Team hat jederzeit von jedem Ort aus den Überblick über die aktuellen Zahlen aller gebuchten Zimmer, so dass Änderungen in den Kontingenten, aber auch die rechtzeitige Stornierung einfach möglich sind. Broker, Gästemanager, und auch die Gäste selbst, können bestehende Buchungen jederzeit einsehen, ändern und stornieren – abhängig vom Stornierungsprozess und den voreingestellten Rechten.
| Wer | Was |
| Location- / Projekt- / Eventmanager | Pflege der Location-Datenbank mit Fokus auf das Hotel- und Zimmermanagement. Die Datenbank liefert die aktuellen Ressourcen innerhalb der geplanten Kampagnen, Projekte, Events und Registrierungen. Der Location-Manager kann die Ressourcen jederzeit über die Location-Datenbank verwalten und bei Bedarf neue Hotels und Zimmer hinzufügen. |
| Kampagnenmanager | n/a |
| Projekt- / Eventmanager | Mit der Suchfunktion kann der Projektmanager jederzeit, auf Basis der gespeicherten Daten, geeignete Hotels identifizieren, und diese Projekten zuweisen. Diese stehen als Ressource zur Verfügung für das Gästemanagement und den Gäste-Registrierungsprozess. Der Eventmanager kann den Gästemanagern die zur Buchung freigegebenen Hotels und oder Zimmer via Backend liefern, den Brokern über das Broker-Portal und oder den Gästen über das Registrierungsformular. |
| Gästemanager | Basierend auf den definierten Prozessen zur Verfügbarkeit von Ressourcen, kann der Gästemanager den Teilnehmern Hotels und Zimmer für den definierten Zeitraum buchen respektive zuweisen. Er kann Buchungen und Zeiträume prüfen, anpassen und stornieren. Auch kann eine Zuweisung im voraus – vor der eigentlichen Registrierung des Gasts – vorgenommen oder aber erst nach der definitiven Anmeldung ergänzt werden. Der Gästemanager kann jederzeit, unabhängig vom definierten Prozess, via colada365 Bestätigungen versenden. |
| Mittler (Broker) | Das Ressourcen-Management-Konzept von colada365 ermöglicht, dass Broker, z.B. Gruppenmanager, ihren Bedarf an Ressourcen einfach anfragen kann. Basis ist dabei das ihm zugewiesene Kontingent. Der Gruppenmanager kann wiederum das Kontingent gemäss seinen Vorgaben managen. Zeiträume können definiert, Teilnehmerkategorien freigegeben oder Zimmer definitiv zuweisen, unter anderem. |
| Gäste (Teilnehmer) | Wenn erwünscht, kann der Teilnehmer eigenständig auf die definierten Ressourcen zugreifen. Er sucht sich Hotel und Zimmer aus für seinen Aufenthalt, bezahlt, passt an oder storniert, wenn nötig. |
| Supplier (Hotels) | Vertreter der ausgewählten Hotels können, abhängig vom eingesetzten Prozess, auf die Daten ihrer Gäste zugreifen. Diese automatisch generierte Gästeliste kann jederzeit abgerufen und ergänzt werden mit beispielsweise Zimmernummern. |
