Für Eventmanager, Broker und Gäste-Manager ist die Hotel- und Zimmerplanung sowie das -Verwalten insgesamt oft ein enormer Zeitaufwand. Insbesondere bei Veranstaltungen, die über einen längeren Zeitraum stattfinden. Die mit vielen, komplett oder nur teilweise gehosteten Gästen aus verschiedenen Ländern geplant werden, ist die das Management Kosten- und Zeitintensiv.
Beginnend mit der Recherche von geeigneten Hotels, über das individuelle Verhandeln, das Ausarbeiten und Verwalten der Verträge – insbesondere der Storno-Bedingungen – mit den Suppliern, bis hin zur Freigabe der Zimmerkontingente als Buchungsressource … das Hotel-Management ist eine echte Herausforderung für das Gäste-Management-Team.
Zu den vielschichtigen Aufgaben kommen noch die vielfältigen Gästewünsche bezüglich, Lage, Zeitraum oder Ausstattung hinzu, genauso wie in den nächsten Schritten auch deren Änderungsanfragen. Ein Prozess, der viele Ressourcen bindet und mit viel Verantwortung und hohen Erwartungen verbunden ist. Falls der Prozess schiefgeht kann er den Event-Erfolg gefährden.
Mit dem Hotel-Management-Tool von colada365 wird dem Eventteam der gesamte Hotel-Management-Workflow zugänglich gemacht. Die Aufgaben können ganz oder in Teilen auch vom colada.services-Team übernommen werden, wenn Sie dies wünschen.
Die Basis für den Workflow ist eine Location-Datenbank. Integriert in colada365, sind die Grunddaten der gewählten Hotels angelegt, inklusive der zur Verfügung stehenden Zimmer. Im System werden sie dynamisch und mit den nötigen Schnittstellen verwaltet. Sie können dort den Projekten als buchbare Ressourcen zugewiesen werden.
Die Zimmerkontingente sind über integrierte Teilprozesse des colada365-Ressourcen-Managements für Anfragen von Brokern und der Zuteilung via der Event-Manager verfügbar. Die Buchung kann vom Broker, dem Gästemanager oder sogar von den Gästen selbst vorgenommen werden.
Das Event-Management-Team hat jederzeit von jedem Ort aus den Überblick über die aktuellen Zahlen aller gebuchten Zimmer, so dass Änderungen in den Kontingenten, aber auch die rechtzeitige Stornierung einfach möglich sind. Broker, Gästemanager, und auch die Gäste selbst, können bestehende Buchungen jederzeit einsehen, ändern und stornieren – abhängig vom Stornierungsprozess und den voreingestellten Rechten.
| Wer | Was |
| Location- / Projekt- / Eventmanager | Die Pflege der Location-Datenbank mit Fokus auf das Hotel- und Zimmermanagement. Die Datenbank liefert die aktuellen Ressourcen innerhalb der geplanten Kampagnen, Projekte, Events und Registrierungen. Der Location-Manager kann die Ressourcen jederzeit über die Location-Datenbank verwalten und bei Bedarf neue Hotels und Zimmer hinzufügen. |
| Kampagnen-Manager | n/a |
| Projekt- / Event-Manager | Mit der Suchfunktion kann der Projektmanager jederzeit, auf Basis der gespeicherten Daten, geeignete Hotels identifizieren, und diese Projekten zuweisen. Diese stehen als Ressource zur Verfügung für das Gäste-Management und den Gäste-Registrierungsprozess. Der Event-Manager kann den Gäste-Managern die zur Buchung freigegebenen Hotels und oder Zimmer via dem Backend liefern, den Brokern über das Broker-Portal und oder den Gästen mit dem Registrierungsformular. |
| Gäste-Manager | Basierend auf den definierten Prozessen zur Verfügbarkeit von Ressourcen, kann der Gästemanager den Teilnehmern Hotels und Zimmer für den definierten Zeitraum buchen respektive zuweisen. Er kann Buchungen und Zeiträume prüfen, anpassen und stornieren. Auch kann eine Zuweisung im Voraus – vor der eigentlichen Registrierung des Gasts – vorgenommen oder aber erst nach der definitiven Anmeldung ergänzt werden. Der Gästemanager kann jederzeit, unabhängig vom definierten Prozess, via colada365 Bestätigungen versenden. |
| Mittler / Broker | Das Ressourcen-Management-Konzept von colada365 ermöglicht, dass Broker, zum Beispiel Gruppen-Manager, ihren Bedarf an Ressourcen einfach anfragen können. Basis ist dabei das ihnen zugewiesene Kontingent. Der Gruppenmanager kann wiederum das Kontingent gemäss seinen Vorgaben managen. Zeiträume können definiert, Teilnehmerkategorien freigegeben oder Zimmer definitiv zuweisen, unter anderem. |
| Gäste / Teilnehmer | Wenn erwünscht, kann der Teilnehmer eigenständig auf die definierten Ressourcen zugreifen. Er sucht sich Hotel und Zimmer aus für seinen Aufenthalt selbst, bezahlt, passt an oder storniert, wenn nötig. |
| Supplier / Hotels | Vertreter der ausgewählten Hotels können, abhängig vom eingesetzten Prozess, auf die Daten ihrer Gäste zugreifen. Diese automatisch generierte Gästeliste kann jederzeit abgerufen und ergänzt werden, beispielsweise mit Zimmernummern. |
