Ein Test-Drive-Event sieht von aussen mühelos aus: Gäste kommen an, steigen ins Wunschfahrzeug, drehen ihre Runde und gehen begeistert wieder nach Hause. Hinter dieser Leichtigkeit steckt jedoch ein erstaunlich bewegliches Geschehen. Fahrzeuge wechseln zwischen Einsatz, Ladesäule und Pause. Gäste erscheinen früher, später oder gar nicht. Und bei jedem Fahrzeug sitzt ein Host, der den Überblick behalten und gleichzeitig ein gutes Erlebnis liefern muss.

Genau für dann, wenn die Planung auf die Realität des Eventtags trifft, haben wir das Driving Experience Cockpit entwickelt. Ein spezielles Portal für Fahrer und die Verwaltung vor Ort, das viele Abläufe übersichtlich, transparent und einfach zusammenführt.

Das Cockpit besteht aus zwei eng verzahnten Bausteinen: einem zentralen Dashboard für den Gesamtüberblick und einer persönlichen Host-App für jedes einzelne Fahrzeug. Beide sind ständig miteinander verbunden – Änderungen werden sofort auf beiden Seiten sichtbar und alle arbeiten mit denselben aktuellen Informationen.

01 Das Dashboard – der Überblick für die ganze Flotte

Das Dashboard ist die Kommandozentrale für alle, die den Event steuern. Auf einen Blick zeigt es jedes Fahrzeug, das im Einsatz ist – mit allem, was im Moment zählt: dem aktuellen Status, dem Standort/ der Ladesäule, wie viele Gäste bereits gefahren sind, wie viele noch kommen und wer gerade unterwegs ist.

Statt Telefonketten und Zurufen über den Parkplatz entsteht so ein gemeinsames Lagebild. Die Eventleitung erkennt sofort, wo es rund läuft und wo sich gerade ein Engpass aufbaut. Jede Fahrzeugkarte zeigt auf einen Blick die wichtigsten Informationen: Modell, Stellplatz, nächster Schritt und ob Gäste bereits eingecheckt haben oder noch warten.

• Live-Status der Fahrzeuge: Im Einsatz, Pause, Laden oder ausser Betrieb – immer aktuell und für alle gleich sichtbar.
• Gäste-Fortschritt: Wie viele bereits gefahren sind, wie viele eingecheckt haben und wie viele noch kommen.
• Standort & Ladesäule: Wo steht das Fahrzeug gerade – auf der Strecke, am Stellplatz oder an der Ladestation?
• Wer fährt gerade: Der laufende Slot inklusive nächstem Gast und Uhrzeit – ganz ohne Nachfragen.
  

02 Die Host-App – der persönliche Begleiter am Fahrzeug

Während das Dashboard das grosse Ganze zeigt, ist die Host-App auf genau eine Person zugeschnitten: den Host – den obligaten Beifahrer eines Fahrzeugs. Sie ist mit seinen individuellen Daten versehen und zeigt nur, was für ihn relevant ist: an welchem Tag welche Fahrten mit welchen Gästen anstehen.

Der Host sieht sofort, welche seiner Gäste bereits eingecheckt haben und welche lediglich einen Slot gebucht haben. Steht der Nächste schon vor Ort, kann die Fahrt mit einem Tipp starten. Erscheint jemand nicht, lässt sich der Slot ebenso unkompliziert überspringen. Die App führt durch den Tag, statt ihn zu verwalten.

Der Clou: Fahrzeugstatus mit einem Klick

Das eigentliche Herzstück ist die direkte Steuerung des Fahrzeugstatus (In service/ Break/ Laden/ Out of service) . Fällt ein Fahrzeug aus irgendeinem Grund aus oder muss es an die Ladesäule, gibt der Host das mit einem einzigen Klick an und die Änderung ist sofort für alle transparent auf dem Dashboard sichtbar. Kein Anruf bei der Eventleitung, keine Verzögerung, kein Informationsverlust.

Und es bleibt nicht beim stillen Update: Passende Benachrichtigungen lassen sich direkt an die richtigen Gruppen aufs Mobilgerät pushen. So weiss das Team in dem Moment Bescheid, in dem sich etwas ändert und kann reagieren, bevor aus einer Kleinigkeit ein Stau am Empfang wird.

Warum das zählt: Transparenz entsteht nicht durch mehr Meldungen, sondern dadurch, dass jede Änderung genau einmal an der Quelle erfasst wird und dann automatisch überall ankommt. Genau das leistet das Zusammenspiel von Host-App und Dashboard.

03 Zwei Apps, ein Ablauf

Dashboard und Host-App sind keine getrennten Werkzeuge, sondern zwei Blickwinkel auf dieselbe Wirklichkeit. Die Eventleitung behält die Flotte im Blick; der Host arbeitet nah am Fahrzeug und am Gast. Was an der einen Stelle passiert, spiegelt sich unmittelbar an der anderen wider.

Damit schliesst das Cockpit die Lücke zwischen Planung und Realität. Die sorgfältige Vorbereitung eines Events zahlt sich erst dann vollständig aus, wenn sie am Eventtag auch reibungslos umgesetzt wird. Das Driving Experience Cockpit sorgt dafür, dass genau das passiert.

Für jeden professionellen Fahrservice und jede anspruchsvolle Driving Experience sind diese beiden Applikationen damit die ideale Ergänzung. Sie nehmen dem Team die Koordinationslast ab, schaffen Transparenz für alle Beteiligten und geben den Gästen das, worauf es am Ende ankommt – ein Erlebnis, das einfach funktioniert.

Bereit für den nächsten Test-Drive-Event?

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