Die Nordanex Partner Convention 2025 fand unter dem Motto „Zukunft im Quadrat – IT, Innovation & Inspiration“ in der Mannheimer Manufaktur statt. Rund 230 Teilnehmende – darunter Nordanex Partner, Soennecken Mitglieder und IT-Unternehmen – kamen zusammen, um sich über aktuelle Entwicklungen der IT-Branche auszutauschen, neue Impulse zu gewinnen und Kontakte zu knüpfen. Neben Fachvorträgen und Breakout-Sessions bot ein Marktplatz mit rund 30 Ausstellern Raum für persönlichen Austausch und Networking.

Die Ausgangslage

Für den Einlass vor Ort waren die Badges bereits im Vorfeld vom Eventteam vorbereitet und ausgedruckt. Die Gästeregistrierung erfolgte dabei nicht über colada. colada wurde stattdessen nahtlos dort integriert, wo Unterstützung gebraucht wurde: beim Check-in vor Ort. So konnte das bestehende Setup beibehalten und gezielt um die passenden colada-Funktionen ergänzt werden – ohne den gesamten Registrierungsprozess übernehmen zu müssen.

So liessen sich die vorbereiteten Badges am Eingang schnell ausgeben und anschliessend in den jeweiligen Räumen scannen – ohne den Einlass unnötig zu verlangsamen.

Die Lösung

Für den Check-in setzte Soennecken auf colada.assistant:

• Vorab gedruckte Badges, die wie in diesem Fall bereits vor dem Event vorbereitet und am Eingang ausgegeben werden können
• colada.assistant zum Scannen der Badges beim Zugang zu den einzelnen Räumen und Sessions
• Check-in direkt vor Ort für eine schnelle und strukturierte Akkreditierung

Das Eventteam konnte den Ablauf dabei weitgehend selbstständig durchführen. Bei Fragen oder wenn Unterstützung benötigt wurde, stand das colada-Team zur Verfügung.

Session Scanning

colada hat den colada.assistant für Soennecken so angepasst, dass die Scanner als Session Scanner genutzt werden können. Dadurch kann nicht nur der generelle Eintritt gescannt, sondern auch die Attendance bei den einzelnen Sessions und Vorträgen kontrolliert werden.

Das Ergebnis

• Schneller und reibungsloser Check-in für rund 230 Teilnehmende
• Effiziente Ausgabe und Erfassung der vorbereiteten Badges
• Einfacher Scan-Prozess bei den einzelnen Sessions
• Selbstständige Durchführung durch das Eventteam
• Professioneller Einlass, ohne die bestehende Gästeregistrierung umstellen zu müssen