In der Eventbranche spielt das Wort „Agenda“ eine zentrale Rolle, allerdings mit unterschiedlichen Bedeutungen. Bei colada unterscheiden wir zwischen drei wesentlichen Typen von Agenden:

• Persönliche Agenda: Umfasst das Event- und Besuchsprogramm sowie die allgemeine Event-Agenda über mehrere Tage.
• Minute-to-Minute-Agenda: Auch als Regie- oder Ablaufplan bekannt, definiert sie sekundengenau, was auf der Bühne passiert.
• Konferenzagenda: Zeigt übersichtlich, welche Sessions wann und wo stattfinden und welche Speaker involviert sind.

Da „Agenda“ nicht gleich „Agenda“ ist, braucht es flexible und intelligente Lösungen für ihre Verwaltung – genau das bietet colada.

Die Herausforderungen klassischer Agenden

Traditionell werden Agenden noch häufig in Excel oder Word erstellt, was zu erheblichen Problemen führt. Die Agenda muss erstellt, per E-Mail versendet, Feedback eingeholt, mit Kollegen und Dienstleistern abgestimmt und Änderungen eingearbeitet werden und der Zyklus beginnt von vorne. Sobald eine Änderung erfolgt, müssen alle Beteiligten erneut informiert werden, was zu einem endlosen E-Mail-Ping-Pong führt. Besonders stressig wird es, wenn mehrere Events parallel organisiert werden. Mit colada gehört dieses Chaos der Vergangenheit an.

Die digitale Agenda-Lösung von colada

colada bietet eine smarte, digitale Alternative zur klassischen Agenda. Dank unserer integrierten Planungstools kann eine Meeting-Agenda online, kollaborativ und in Echtzeit erstellt und publiziert werden – und das im individuellen Look & Feel des Unternehmens.

Erstellung der Agenda

Die Erstellung einer Agenda funktioniert denkbar einfach und ähnelt einer Tabelle, bietet jedoch weitaus mehr Möglichkeiten. Mit wenigen Klicks lassen sich Tage anlegen und innerhalb der Tage detaillierte Agenden mit Zeitangaben, Beschreibungen, Locations sowie involvierten Personen erstellen. Zudem kann die Agenda von mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden, sodass das ständige Hin-und-Her-Senden per E-Mail entfällt.

Publikation der Agenda

Sobald die Inhalte finalisiert sind, kann die Agenda mit nur einem Klick online veröffentlicht werden. Die Darstellung erfolgt in einer benutzerfreundlichen Tabbed-Ansicht, in der jeder Tag einen eigenen Tab erhält. Das Design lässt sich via CSS flexibel an das Corporate Design des Kunden anpassen.

Der große Vorteil: Statt ständig neue Versionen per E-Mail zu versenden, reicht es, den Link zur digitalen Agenda bereitzustellen. So ist stets die aktuellste Version verfügbar – ohne Missverständnisse oder doppelte Arbeit.

PDF-Version für mehr Flexibilität

Neben der Online-Version kann auch eine PDF-Variante generiert werden. Da sich eine gedruckte Agenda oft in der Darstellung unterscheidet, bietet colada einen PDF-Designer, mit dem sich das Layout flexibel anpassen lässt.

Versionsverwaltung mit Snapshots

Eine besondere Funktion innerhalb coladas ist die Snapshot-Funktion. Nutzer können verschiedene Versionen der Agenda speichern und bei Bedarf wiederherstellen. Snapshots sind eine Kombination aus Backup und Versionsverwaltung, was gerade bei sich ändernden Eventplanungen eine enorme Sicherheit bietet.

Fazit: Mehr Effizienz mit der digitalen Agenda von colada

Die digitale Agenda von colada sorgt für eine enorme Zeitersparnis, eliminiert Fehlerquellen und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Eventplanern, Dienstleistern und Teilnehmern. Die Möglichkeit, jederzeit eine aktuelle Version bereitzustellen, macht sie zur perfekten Lösung für die moderne Eventorganisation.

Verabschieden Sie sich von E-Mail-Chaos und unübersichtlichen Excel-Tabellen – mit colada wird Ihre Event-Planung smarter, schneller und professioneller!