Wie colada.designer und colada.assistant den Ablauf eines der größten Sportevents NRWs perfektioniert haben
Grosse Events bedeuten grosse Herausforderungen – besonders, wenn es um den reibungslosen Ablauf und die Platzierung hunderter Gäste geht. Beim diesjährigen FELIX Sport Award in der Dortmunder Westfalenhalle waren über 800 geladene Gäste aus Sport, Politik, Medien und Verbänden dabei. Und alle mussten ihren Platz finden – organisiert, strukturiert und flexibel. Die Lösung: colada.designer für das Tisch-Seating und colada.assistant für den Check-in.
Tischplanung als dynamischer Prozess
Die Gäste des FELIX Sport Awards kommen in Gruppen – oft im Namen von Sportverbänden, Disziplinen oder Sponsoren. Die Herausforderung: Alle diese Gruppen sollen sinnvoll, sichtbar und repräsentativ an runden Tischen in der Halle platziert werden. Das Besondere dabei: Die finale Platzierung ist ein rollender Prozess, bei dem sich bis zur letzten Minute Änderungen ergeben.
Mit colada.designer konnte das Eventteam:
- einen visuellen Sitzplan der Westfalenhalle anlegen,
- Gäste interaktiv zuweisen – per Drag & Drop an die Tische,
- Gruppierungen flexibel abbilden (z. B. Verbände, Sponsoren, Medienvertreter),
- tagesaktuelle Änderungen in Echtzeit umsetzen – auch kurz vor Eventbeginn.
Dank der intuitiven Oberfläche konnten sowohl Agentur (https://tas-emotional.marketing/) als auch der Veranstalter jederzeit gemeinsam auf den Plan zugreifen und Anpassungen vornehmen – ohne Versionschaos oder Excel-Wildwuchs.
Check-in: Effizient trotz vollem Haus
Parallel kam colada.assistant zum Einsatz – für den Check-in-Prozess am Veranstaltungstag. Mehrere Stationen (Smartphone/Tablet), Hunderte Gäste, VIPs und Presse – alles musste reibungslos laufen. Und das tat es:
- Check-in Stationen mit Anzeige über den zugeteilten Sitzplatz
- Live-Sync mit dem Seating-Plan: Wer eingecheckt war, wurde automatisch im Tischplan markiert
- Letzte Änderungen? Kein Problem. Gäste, die kurzfristig umplatziert werden mussten, konnten direkt vor Ort neu zugewiesen werden
Das Ergebnis: Ein Abend mit Struktur und Leichtigkeit
Was von aussen wie ein reibungsloser Ablauf wirkte, war im Hintergrund ein fein orchestriertes Zusammenspiel von Technologie, Planung und Flexibilität. Die Kombination aus colada.designer für die Tischplanung und colada.assistant für den Check-in hat sich beim FELIX Sport Award mehr als bewährt.
Fazit: Wenn Eventlogistik sportlich wird, liefert colada mit
Der FELIX Sport Award zeigt eindrucksvoll, wie digitale Tools auch bei komplexen Setups helfen, die Übersicht zu behalten – und gleichzeitig Spielraum für spontane Änderungen lassen. Für die Organisator bedeutete das: weniger Stress, mehr Kontrolle. Für die Gäste: ein professioneller Empfang und ein perfekt organisierter Abend.