Aufgabenstellung:
Effiziente interne Verwaltung und Verteilung von Event-Tickets

Marketing- und Sponsoring-Executives investieren regelmässig in hochwertige Event-Tickets – z. B. für Sportveranstaltungen, Konzerte, Business-Events oder exklusive Hospitality-Formate. Diese Tickets sind ein wertvolles Instrument für Kundenbindung, Vertriebserfolge und Markenpräsenz.

Doch in der Praxis fehlt oft ein strukturiertes System, um diese Tickets effizient, transparent und nutzenmaximierend innerhalb des Unternehmens zu verwalten und zu verteilen.

Die Herausforderung

a) Kommunikation & Sichtbarkeit

• Es gibt keine zentrale Plattform oder Übersicht, über die relevante Abteilungen (Vertrieb, Kundenbetreuung, Management, HR etc.) von verfügbaren Tickets erfahren.
• Tickets werden häufig spontan, informell oder über persönliche Netzwerke vergeben, was zu Intransparenz und Unzufriedenheit führt.
• Potenzial wird nicht ausgeschöpft, da Mitarbeitende oft gar nicht wissen, dass bestimmte Tickets verfügbar wären.

b) Verteilung & Abrechnung

• Die Zuteilung der Tickets erfolgt manuell (per E-Mail, Excel, Telefon) und ist zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.
• Es fehlt eine klare Dokumentation, wem wann welches Ticket zugewiesen wurde – wichtig für Sponsoring-Reporting, Steuer-Compliance oder Budgetkontrolle.
• Eine saubere Zuordnung zu Kostenstellen, Kundenprojekten oder Kampagnen ist nicht möglich bzw. zu aufwendig.

c) Nicht genutzte Tickets & Tauschoption

• Rückgaben oder Tausch von Tickets sind oft nicht vorgesehen oder organisatorisch nicht abbildbar.
• Dadurch verfallen regelmässig Tickets, obwohl es intern Interessenten gäbe – mit entsprechendem Verlust an Wirkung und Wirtschaftlichkeit.
• Es fehlt ein dynamischer, transparenter Umlaufmechanismus, um Tickets weiterzugeben, z. B. bei kurzfristigen Absagen.

Zielsetzung:

Gesucht wird eine Lösung, die es ermöglicht, Tickets:

1. zentral zu erfassen, sichtbar zu machen und zu kommunizieren,
2. zielgerichtet zu verteilen und deren Einsatz nachvollziehbar abzurechnen, sowie
3. flexibel innerhalb des Unternehmens zu tauschen oder zurückzugeben,
   um so die Nutzung zu maximieren, Kosten zu optimieren und interne Prozesse zu entlasten.

Lösung:
Corporate Ticket-Management mit colada

Eine Corporate Ticketing-Solution bietet Unternehmen, die regelmässig Event-Tickets in variabler Anzahl kaufen und sie intern an verschiedene Gruppen (z. B. Mitarbeiter, Vertrieb, Management, Kundenbetreuung) verteilen, zahlreiche Vorteile gegenüber einer manuellen oder unstrukturierten Lösung.

Hier sind die zentralen Vorteile:

Effizientes Ticket-Management

• Zentrale Verwaltung aller Ticketkontingente in einem Tool.
• Übersicht in Echtzeit: Wer hat welches Ticket? Wie viele sind noch verfügbar?
• Automatisierte Prozesse statt manueller Verteilung per Excel und E-Mail.

Benutzerrollen & Kontingentverteilung

• Rollenbasierte Zugriffe: z. B. Teamleiter, Account-Manager oder HR können eigene Kontingente verwalten.
• Feinsteuerung der Ticketvergabe an bestimmte Personen oder Abteilungen.
• Möglichkeit zur Self-Service-Verteilung, wo z. B. Mitarbeiter selbst Tickets abrufen können (kontingentiert).

Personalisierte Kommunikation

• Versand von personalisierten Ticket-E-Mails mit Branding, Anrede, Infos etc.
• Integration von Einladungsmanagement (RSVP, Follow-ups, Erinnerungen).

Dokumentation & Nachverfolgung

• Transparente Historie über alle Ticketbewegungen (für Controlling oder Compliance).
• Gute Basis für Reporting an Marketing, HR oder Vertrieb.
• Im Fall von VIP- oder Sponsoren-Tickets: rechtssichere Zuteilung dokumentierbar.

Interne Ticket-Tausch & Rückgabe-Funktion

• Ein zusätzlicher zentraler Vorteil einer Corporate Ticketing-Lösung ist die Möglichkeit, dass nicht benötigte oder falsch zugewiesene Tickets innerhalb des Unternehmens zurückgegeben oder getauscht werden können. Das steigert die Kosteneffizienz und Nutzungsrate erheblich:
• Tauschbörse oder Rückgabe-Funktion: Mitarbeiter, Account-Manager oder Teamleiter können Tickets, die sie doch nicht nutzen können, einfach wieder freigeben.
• Vermeidung von ungenutzten oder verfallenden Tickets, z. B. durch kurzfristige Absagen.
• Höhere Auslastung der gekauften Kontingente ohne zusätzlichen manuellen Verwaltungsaufwand.
• Kosteneffizienz: Jedes Ticket wird optimal eingesetzt – besonders wichtig bei hochpreisigen Events oder limitierten VIP-Kontingenten.
• Erhöhung der Fairness und Motivation im Unternehmen, da alle Beteiligten die Möglichkeit haben, auf Tickets zuzugreifen, die ursprünglich anderen zugewiesen waren.
• Optional kann der Tauschprozess durch einen Genehmigungsworkflow ergänzt werden, z. B. wenn Tickets einem bestimmten Geschäftsbereich vorbehalten sind oder nur mit Freigabe übergeben werden dürfen.

Professioneller Aussenauftritt

• Corporate Design bei Ticket-Versand und Einladung.
• Verbesserter Eindruck beim Kundenkontakt: keine Weiterleitung von PDF-Tickets per privater E-Mail.
• Eventuell White-Label-Option für grössere Auftritte.

Compliance & Datenschutz

• DSGVO-konforme Datenerfassung und -verarbeitung.
• Klare Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrollen.
• Vermeidung von „Wildwuchs“ und intransparenten Ticketweitergaben.

Schnittstellen & Integration

• Anbindung an bestehende Systeme wie CRM (Salesforce, Hubspot), HR-Software oder Outlook/Teams.
• Automatisierte Ticketverteilung je nach Geschäftsprozess (z. B. Einladung bei Vertragsabschluss).

Typische Einsatzszenarien

• Verteilung von Fussball-Tickets für Sponsoren oder Mitarbeiter.
• Kundenevents, z. B. Messebesuche, Konzerte, Roadshows.
• Incentives für Vertrieb oder Key Accounts.
• Employer Branding-Events für Bewerber oder neue Mitarbeiter.

Fazit

Eine Corporate Ticketing-Lösung spart Zeit, reduziert Fehlerquellen, erhöht die Transparenz und sorgt für einen professionellen, skalierbaren Prozess, besonders wenn regelmässig Tickets verwaltet und an viele verschiedene Zielgruppen verteilt werden müssen.