Events sind aus der heutigen Marketing-Kommunikation nicht mehr wegzudenken –
jede Organisation, jedes Unternehmen führt in der einen oder anderen Art Events durch.
Von Kursen, Weiterbildungen, Meetings bis hin zu Sportevents, Public-Events, Galas, Testfahrten, Kongresse und Konzerte – eine Liste die kein Ende nimmt.
Manchmal müssen Events besonders kreativ oder eindrucksvoll sein, manchmal sind sie bewusst oder unbewusst originell – oder sogar langweilig. Entsprechend variiert auch ihre Organisation: Mal reisen Gäste von weit her an und übernachten an verschiedenen Standorten, mal findet alles ganz einfach In-House statt.
Events sind so vielfältig wie das Leben. Kein Event gleicht dem anderen – oder sollte es zumindest nicht.
Vor allem aber sind sie Momente, in denen Menschen zusammenkommen, um gemeinsam etwas zu erleben oder zu lernen.
Anders ausgedrückt: Ein Event ist technisch gesehen ein Ereignis an dem sich Menschen…
- zu einem bestimmten Zeitpunkt oder einen festgelegten Zeitraum,
- an einem oder mehreren Orten,
- und zu einem bestimmten Zweck treffen
- um mit einem Mehrwert an Wissen, Einstellung oder Emotionen den Event wieder zu verlassen.
Und das unabhängig davon, um welche Art von Event es sich handelt.
Da sowohl am Veranstaltungsort als auch für die Teilnehmenden oft ein erheblicher Aufwand entsteht, sollte die Investition nicht nur sorgfältig durchdacht, sondern auch gezielt geplant werden.
Prozesse und Ressourcen
Events sind unglaublich vielfältig und jeder ist einzigartig – ebenso ihre Definition.
Wenn man mit Kunden, Freunden und Bekannten über Events spricht, hat jeder eine andere Vorstellung davon. Für den einen ist es ein Konzert, für den anderen eine Hochzeit, eine Weiterbildung, ein Jubiläum oder eine Preisverleihung – die Liste ist nahezu unendlich.
Ähnlich verhält es sich, wenn man einen Blick in die einschlägige Literatur wirft: Es gibt eine nahezu unüberschaubare Vielfalt an Event-Typen. Dabei wird häufig zwischen Consumer- und B2B-Events unterschieden.
An dieser Stelle wollen wir einhaken und auf die einzelnen Event-Typen eingehen, wobei wir sie nicht einfach lose aufzählen, sondern sie direkt versuchen in ein Denkmuster einzuordnen. Nennen wir es mal unser «Event-Universum».
Das Event-Universum ist wie das richtige Universum übersäht mit Planeten, zu denen man reisen kann, wobei die Namen der Planeten die unterschiedlichen Event-Typen sind – und davon gibt es ja wie erwähnt so viele wie Sterne am Himmel.
Nahe Planeten sind einfacher zu erreichen als weit entfernte – in unserem Event-Universum genauso.
Wie in unserer unten stehenden Grafik dargestellt, ist in unserer Welt die reine Distanz als «Komplexität» beschrieben und die zwei definierenden Achsen heissen Ressourcen und Prozesse. Folglich ist ein Event mit vielen Ressourcen und aufwändigen Prozessen in unseren Augen ein komplexer Event oder, bildlich gesprochen, ein entfernter Planet.
Doch was genau bedeuten Ressourcen und Prozesse:
| Ressourcen | Ressourcen umfassen alles was am an einem Event bereitgestellt und gebucht werden kann: – Teilnahme (aber auch Absage und/oder Storno) – Sessions/Workshops/Vorträge (Gegliedert und dargestellt in jeder möglichen Art) – F&B (Jeder Art von Verpflegung – vom Snack bis zum Gala-Dinner) – Hotels (Einzel, in Gruppen mit oder ohne Tagungsräume und Hilfsmaterial) – Tickets (Kultur oder Sport. Eigene Tickets, oder angeliefert von Dritten) – Reisen (Einzel- Gruppenreisen, Linien- oder Charterflüge, Ground-Transport sowie Event-Nahverkehr rund um die Location, bis zum Hotel- oder Flughafen) – Spezial-Programme jeder Art – Event-Merchandising (für Staff oder Gäste) |
| Logik/Prozesse | Allgemeine Buchungsprozesse und Abläufe Gliederung nach: – Teilnehmerkategorien (VIP, Presse, Sponsoren, etc.) – Organisations-Einheiten (Länder, Abteilungen, etc.) – Sprachen – Zugriffsrechten innerhalb eines Events oder eines Unternehmens – Regeln innerhalb der Buchungsprozesse – Anbindung an CRM-Systeme oder andere Drittsysteme – SSO mit Drittsystemen für Anwender oder Gäste (Single-Sign-On) – Check-out Prozesse mit Bezahlsystemen |
In Abhängigkeit von den eingesetzten Ressourcen und den benötigten Prozessen kann ein Event somit fast unendlich komplex werden. Der Spruch «Events are no rocket science» trifft also theoretisch doch nicht ganz zu – komplexe Events sind letztlich eine Wissenschaft für sich.
Genau aus diesem Grund ist die Struktur von colada so modular. Mit unseren vielfältigen, aber eng miteinander verknüpften Lösungen sind komplexe Events wirklich «no rocket science»!