Event-E-Mails richtig versenden: So landen sie nicht im Spam

Save-the-Date-Nachrichten, wichtige Informationen, Einladungen, Bestätigungen – selbst Absagen: die Event Kommunikation erfolgt heutzutage nahezu ausschliesslich per E-Mail . Dabei ist es essenziell, dass diese E-Mails auch tatsächlich ankommen und nicht im Spam-Ordner der Empfänger verschwinden. Doch warum passiert das überhaupt, und wie können Sie es vermeiden?

Warum landen Event-E-Mails im Spam?

Moderne E-Mail-Systeme prüfen jede Nachricht und deren Absender, bevor sie an den Empfänger weitergeleitet wird. Besonders wenn eine grosse Anzahl an E-Mails verschickt wird, steigt das Risiko, als potenzieller Spam-Versender eingestuft zu werden. Folgende Faktoren beeinflussen, ob Ihre Nachrichten korrekt zugestellt werden:

• Fehlende Authentifizierungsmechanismen (z. B. SPF und DKIM)
• Hohe Versandvolumina innerhalb kurzer Zeit
• Verwendung verdächtiger Links oder Begriffe
• Fehlende Personalisierung oder zu allgemeine Betreffzeilen

SPF und DKIM: Die Schlüssel zur erfolgreichen Zustellung

SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind zwei zentrale Mechanismen zur E-Mail-Authentifizierung. Diese helfen sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten nicht als Spam eingestuft werden.

• SPF (Sender Policy Framework): SPF legt fest, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden. So wird verhindert, dass Dritte Ihre Domain für Spam oder Phishing missbrauchen.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die von den empfangenden Mailservern überprüft werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachricht auf dem Weg nicht manipuliert wurde und tatsächlich von Ihnen stammt.

So richten Sie SPF und DKIM ein

Die Einrichtung von SPF und DKIM erfolgt über die DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Dies wird in der Regel von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Hosting-Anbieter verwaltet.

1. SPF-Eintrag erstellen: Fügen Sie in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain einen TXT-Eintrag hinzu, der die erlaubten E-Mail-Server definiert. Ein Beispiel: v=spf1 include:mailserver.example.com ~all
2. DKIM-Schlüssel generieren und einbinden: Ihr E-Mail-Anbieter stellt Ihnen einen öffentlichen DKIM-Schlüssel bereit. Dieser muss als TXT-Eintrag in den DNS-Einstellungen hinterlegt werden.
3. Testen: Nutzen Sie Online-Tools wie „MXToolbox“ oder „Google Admin Toolbox“, um zu prüfen, ob die Einträge korrekt funktionieren.

Fazit: Sorgen Sie für eine sichere Zustellung Ihrer Event-Mails

Auch in der Zusammenarbeit mit colada gilt: Damit Ihre Event-Mails nicht im Spam-Ordner verschwinden, sollten Sie SPF und DKIM korrekt einrichten und durch Ihre IT-Abteilung überwachen lassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste alle wichtigen Informationen zu Ihren Events rechtzeitig und verlässlich erhalten.

Sollten Sie Unterstützung benötigen, setzen Sie sich mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem E-Mail-Provider in Verbindung, um die notwendigen Einstellungen vorzunehmen.