In der Welt des Eventmanagements treffen zahlreiche Stakeholder aufeinander, deren effiziente Zusammenarbeit entscheidend für den Erfolg eines Projekts ist. Ob Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, Sponsoren oder externe Partner – all diese Akteure spielen ihre Rollen und tragen dazu bei, dass Events reibungslos ablaufen. Doch wie lassen sich diese vielfältigen Anforderungen und Zuständigkeiten effektiv managen? Die Antwort liegt in einer klar definierten Organisationsstruktur (OST), wie sie in der Eventmanagement-Plattform colada integriert ist.

Die Herausforderung: Mehr als nur ein Rechtesystem

Natürlich kann der Zugriff Dritter auf Anwendungen klassisch über ein Rechtesystem geregelt werden. Im Eventmarketing reicht dies jedoch oft nicht aus. Es geht nicht nur um das Verwalten von Rechten, sondern auch um die gezielte Zuweisung von Ressourcen, die Definition von Workflows und die Organisation sensibler Daten. Genau hier setzt die Organisationsstruktur von colada an. Sie wurde ursprünglich für die komplexen Anforderungen des Sport-Hospitality-Bereichs entwickelt und ist heute ein zentraler Bestandteil der Plattform – obwohl sie kein Muss für die Nutzung darstellt.

Was macht die Organisationsstruktur in colada besonders?

Die Organisationsstruktur in colada basiert auf einer flexiblen Baumstruktur, die individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann. Ob regionale Unterteilungen, spezifische Abteilungen oder funktionsorientierte Teams – die Struktur lässt sich nahtlos auf die vorhandene Organisation abbilden.

Der entscheidende Vorteil: Alle zentralen Elemente wie Rechte, Ressourcen, Workflows, Reports und Datenzugriffe werden über diese Struktur gesteuert. Das bedeutet, dass Benutzer (in colada als „Broker“ bezeichnet) nur die Daten, Ressourcen und Bereiche sehen und bearbeiten können, die ihnen zugewiesen wurden.

Für die Praxis hat dies weitreichende Vorteile:

Datensicherheit: Gästedaten bleiben innerhalb der zugewiesenen OST-Einheit abgeschirmt. Andere Bereiche haben keinen Zugriff auf sensiblen Informationen.

Effizienz: Broker können sich auf ihre spezifischen Aufgaben und Ressourcen konzentrieren, ohne von irrelevanten Informationen abgelenkt zu werden.

Flexibilität: Gäste sehen und buchen nur die Events, die für sie freigegeben wurden. Das macht die Benutzererfahrung einfacher und zielgerichteter.

Mehr Struktur – weniger Komplexität

Ein weiterer Vorteil der Organisationsstruktur: Sie ermöglicht es, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Einheiten zu unterteilen. So entsteht ein System, das auf der einen Seite mit einem grossen, zentralen Datenbestand arbeitet, auf der anderen Seite jedoch nur die jeweils relevanten Informationen und Tools bereitstellt. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit effizient bleibt, auch wenn mehrere Stakeholder eingebunden sind.

colada funktioniert auch ohne OST

Wichtig ist jedoch: Die Nutzung der Organisationsstruktur ist kein Muss. colada ist so konzipiert, dass Events auch ohne eine vordefinierte Organisationsstruktur erfolgreich umgesetzt werden können. Die OST ist eine Erweiterung für Projekte, bei denen eine komplexe Stakeholder-Verwaltung erforderlich ist. Für kleinere oder weniger komplexe Events bietet die Plattform alle notwendigen Funktionen auch ohne diese zusätzliche Ebene.

Fazit: Organisationsstrukturen als Hebel für den Erfolg

Die Organisationsstruktur in colada bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Eventplanung zu professionalisieren und komplexe Projekte effizienter zu gestalten. Sie schafft klare Verantwortlichkeiten, sorgt für Datensicherheit und unterstützt einen reibungslosen Workflow. Dennoch bleibt die Plattform flexibel und anpassungsfähig – und kann auch ohne diese Struktur genutzt werden. Damit ist colada eine ideale Lösung für jede Art von Event, unabhängig von Größe und Komplexität.