Als verantwortlicher Mitarbeiter im Sponsoring sind Sie für Partnerschaften, den Einkauf, die Verwaltung und die Verteilung von Tickets für Events jeglicher Art zuständig. Doch wie verteilt man hunderte, wenn nicht tausende Tickets auf effiziente und faire Weise? Und vor allem: Wie bindet man alle Stakeholder erfolgreich in diesen Prozess ein?

Aufwändiger als gedacht… Phase 1: Verteilung organisieren

Auf den ersten Blick scheint die Verteilung von Tickets eine einfache Aufgabe zu sein, doch sobald man loslegt, wird man mit Fragen konfrontiert, auf die man so schnell keine Antwort hat. Hier eine mögliche Aufgabenstellung:

• Tickets aus einem Sponsoring oder einer Kooperation sind Teil des Deals und stehen für die Verteilung an Mitarbeiter, Kunden oder andere Zielgruppen zur Verfügung.
• Falls das schon feststeht, müssen die Tickets systematisch erfasst werden. Wie viele Tickets, in welcher Kategorie und für welche Veranstaltung? Das ist bei einem einmaligen Event einfacher, als bei einem Turnier oder gar den Olympischen Spielen.
• Neben dem Ticket können weitere Ressourcen relevant sein.
• Tickets sollen nach einem bestimmten Schema verteilt werden. Das Schema kann entweder direkt, oder indirekt über Niederlassungen, Mitarbeiter, Abteilungen, Länder, Partner, etc. ablaufen.
• Das Schema umfasst eine Organisationsstrukutur, welche dem Verteilschlüssel zugrundeliegt.
• Damit alle eine faire Chance auf die Tickets haben, soll vor der Verteilung der Tickets eine Request-Phase vorgeschaltet werden, um zu ermitteln, wie viele Ticketing in welcher Gewichtung überhaupt nachgefragt werden.
• Bestimmte Tickets (z.B. für Sport/Spiele/Kultur) sind nur für eine bestimmte Region relevant, während andere für alle Regionen gleichermassen interessant sind. Die Verteilung muss somit auch beliebig gewichtet werden können.
• Die Verteilung ist ein dynamischer Prozess und darf nicht in einem Dokument verkümmern, sondern soll jederzeit verfügbar und allenfalls für die involvierten Gruppen transparent sein. Stichwort: Self-Service.
• Tickets sind nicht kostenlos. Die Niederlassungen, Länder, etc. sollen Ihre Tickets verrechnet bekommen.

Note: Zu diesem Zeitpunkt weiss man noch lange nicht, welche Personen schlussendlich ein Ticket bekommen. Nichtsdestotrotz muss im Hintergrund schon die Logistik organisiert, Hotels eingekauft und vielleicht sogar schon Flüge gebucht sein. „Echte“ Tickets sind bis zu diesem Zeitpunkt auch noch nicht im Spiel – es geht immer noch nur darum wer wie viele bekommt.

Phase 2: Gäste-Management

Jetzt wo feststeht, wer Tickets bekommt, geht es darum diese Kontingente mit den schlussendlichen Besuchern des Events zu verbinden.

Von zentraler Stelle aus, oder jeder für sich in seinem Bereich, lädt nun seine Gäste ein und hofft, dass alle Tickets einen Gast finden. Auch dieser Prozess muss systematisch begleitet sein. Einladungen per E-Mail müssen mit den Kontingenten Synchron sein. Absagen werden direkt verarbeitet und wieder in den Einladungsprozess eingespiesen.

Für die angemeldeten Gäste gilt der bereits an anderer Stelle beschriebene Prozess mit Buchung (inkl. der Ressourcen with Flug, Hotel, Transfers), aber schlussendlich findet im Idealfall jedes mögliche Ticket einen Abnehmer.

Phase 3: Das „richtige“ Ticket

Auch wenn wir immer wieder das Wort Ticket verwenden, so haben wir bisher noch nicht vom „richtigen“ Ticket gesprochen – dem Ticket, das vom Veranstalter ausgestellt wird und das einen auch tatsächlich zum Eintritt zum Event berechtigt.

Eine der Herausforderungen in dieser Phase ist, dass es die verschiedensten Formen von Tickets gibt, die sogar von Stadion zu Stadion unterschiedlich sein können. Da das so ist, haben wir eine Art „Getriebe“ eingebaut, welches es erlaubt, beliebige Tickets zu importieren und mit einem Gast zu verbinden.

Und um bei einer weiteren Analogie zum Fahrzeugbau zu bleiben: Zu guter Letzt kommt dann noch die Hochzeit. Im Fahrzeugbau ist das der Moment, wenn Karosserie und Motor zusammenkommen; bei uns der Moment, wenn das Ticket schliesslich mit dem Menschen verbunden ist.

Das ist der Moment, in dem diese Phase des Ticketings abgeschlossen ist und in die nächste übergeht.

Stakeholder

Eine der Herausforderungen im Ticketing ist die laufende Abstimmung mit allen Stakeholdern. Diese muss weitestgehend automatisch resp. nach dem Self-Service Prinzip ablaufen.

Die relevanten Stakeholder im Prozess sind:

• Rechtehalter: Organisation, welche die Tickets herausgibt
• Kunde/Partner: Organisation/Unternehmen, welche die Tickets verwertet (Kauft)
• Ticket-Management: Verantwortlich für die Organisation der Distribution
• Agentur: Beauftrag mit der Aktivierung (Marketing des Ticketings)
• Broker: Zwischenstufe und oft wichtigster Nutzniesser bei der Verteilung der Tickets. Sie laden Ihre Kunden und Partner ein und somit wichtig für den Erfolg des Engagements.
• Gäste/Teilnehmer: Zielgruppe der gesamten Aktion

Mit colada können alle Phasen des Ticketings effizient und transparent abgebildet werden, von der Verteilung bis hin zur endgültigen Zuweisung an die Gäste. So werden alle Stakeholder eingebunden und der gesamte Prozess automatisiert.

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