Im Event-Management sprechen Kunden, aber auch Planer manchmal von Ticketing und meinen damit Gäste-Registrierung – oder anders herum. Auch wir als Technologie-Anbieter sind immer wieder mit dieser Frage konfrontiert, weshalb wir versuchen möchten, etwas Licht ins Dunkel zu bekommen.

Ticketing und Gäste-Management sind zwar unter Umständen miteinander verbunden, aber sie beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte innerhalb eines Events oder einer Veranstaltung. Der Unterschied zwischen Ticketing und Gäste-Registrierung liegt in der Art und Weise, wie Teilnehmer an einem Event verwaltet werden und welche Informationen dabei erhoben werden.

Ticketing

• Beim Ticketing werden in der Regel Tickets gebucht – oder gekauft, was eine Zahlung beinhaltet.
• Das Ticket dient als Nachweis für den Zugang zum Event und gewährt bestimmte Rechte (z.B. Zugang zu bestimmten Bereichen, Teilnahme an Workshops).
• Die Informationen über die Käufer der Tickets werden nicht sehr detailliert erhoben. Nur die für die Buchung, resp. den Kauf der Tickets nötigen Basisdaten.
• Eine Person kann mehrere Tickets buchen ohne Angabe der weiteren Tickethalter
• Ticketing ist hochgradig automatisiert und der Verkauf ist möglichst einfach.
• Form und Design der Tickets wird von Ticketing-System vorgegeben
• Ziel des Ticketings ist es möglichst viele Tickets zu verkaufen
• Der Veranstalter bekommt vom Ticketing-Anbieter nicht unbedingt einen Zugang zu den Buchern.

Gäste-Registrierung

• Die Anmeldung bei der Gästeregistrierung erfolgt immer mit persönlichen Daten.
• Die Art und Menge der abgefragten Informationen kann sehr unterschiedlich sein. Einmal reicht der Name und die E-Mail, ein anderes mal müssen umfangreiche Angaben gemacht werden.
• Anmeldeprozesse können mitunter komplexe Abläufe haben und weitere Ressourcen beinhalten. Mehr dazu im Beitrag „Gäste-Management“
• Diese registrieren sich selbst und allenfalls noch weitere Team- oder Gruppenmitglieder
• Wie beim Ticketing kann am Schluss des Prozesses ein Zahlungsprozess und ein Ticket generiert werden. Dies vor allem wenn vor Ort ein Check-In oder eine Akkreditierung stattfinden soll.
• Eine Bestätigung ist Pflicht, da je nach Event-Typ wichtige Buchungsbestätigungen benötigt werden.
• Die Ziele der Gästeregistrierung liegen weniger in der rein quantitativen, sondern in der qualitativen Erfassung. Das heisst nicht, dass die Quantität keine Rolle spielt – nur nicht in dem Ausmass wie im Ticketing.
• Die Gäste-Registrierung steht oft am Anfang einer längeren Guest-Journey
• Tickets können in Form, Art und Design variieren
• Die Verwaltung der Gäste ist für den Planer wichtig, da er im Austausch mit ihnen steht

Ticketing allein oder in Kombination mit Gäste-Registrierung und -Management

colada bietet die volle Freiheit über die Nutzung als auch über die Prozesse. Ob Ticketing im herkömmlichen Sinn oder in Kombination mit einer Gäste-Registrierung, steht dem Anwender von Projekt zu Projekt frei. Es gibt keine technische Einschränkung oder Limitierung!