イベント管理におけるAIについて話題になると、すぐに「文章の作成」「ランディングページの生成」「分析結果のまとめ」といった、ありきたりな話題に話が及んでしまいます。これらはすべて有用です。しかし、私たちは、真の鍵は別のところにあると考えています。

AIが真に強力になるのは、イベントから得られた構造化されていない情報を、活用可能な形に変換できたときです。複雑なことではありません。しかし、まさにこうした些細でシームレスな瞬間こそが、そのツールが日常業務の負担を本当に軽減するのか、それとも単に新たなタスクを生み出すだけなのかを決定づけるのです。

01 定番の手法– 展示ブースでの見込み客情報の収集

ブースでは、物事が整然と進むことはめったにありません。あちこちで名刺を受け取ったり、タブレットにメモを書き込んだり、会話の合間にさっと考えを打ち込んだり。こうした情報は貴重ですが、体系化されていません。そして、まさにここにAIが効果を発揮するのです。

イベント終了後に誰かが手間をかけてメモを打ち直す代わりに、AIが生の入力データを受け取り、形式・内容ともに正確なリードをcoladaに作成します。 氏名、会社名、関心事項、次のアクション――これらが正確に紐付けられます。そこから、そのリードはシームレスに顧客の営業パイプラインへと引き継がれます。

その魅力は、派手さのないところにある。新たなプロセスも、追加の書類も、手直しも一切必要ない。AIが、これまで時間を費やし、ミスを生んでいたまさにその工程――「無秩序に記録されたデータ」を「システム内で整然としたデータ」へと変換する作業――を引き受けてくれるのだ。

02 2つ目の鍵――顧客からのメールから完成したブリーフィングへ

この原則は、イベント開催前でも開催中と同様に有効です。ブリーフィングは、記入済みのテンプレートとしてイベントチームに届くことはめったになく、要望、日程、人数、特別なケースなどがすべてごちゃ混ぜになった、段落のないメールとして届くことがほとんどです。

ここでもAIが、構造化されていない入力を構造化されたデータに変換します。顧客からのブリーフィングメールが、colada上で直接構造化されたブリーフィングとして反映されます。以前は手作業での整理や確認が必要だったものが、今では即座に計画の基礎として利用可能となり、準備の質が著しく向上しています。

ブリーフィングと事後の評価は、本質的には同じ対象が2つの状態――計画された「目標」と実際の「実績」――にあるに過ぎません。まさにこの一貫性こそが、単に業務を管理するツールと、業務の負担を軽減するツールとの違いを生み出しているのです。