Die Eventbranche ist dynamisch, schnelllebig und voller Herausforderungen. Vom ersten Kundenkontakt über die Angebotserstellung bis hin zur finalen Freigabe – jeder Schritt erfordert Präzision, Transparenz und eine nahtlose Kommunikation im Team. Doch oft sind genau diese Prozesse mit ineffizienten Workflows, Medienbrüchen und unnötigem Papierkram verbunden.

colada geht hier einen entscheidenden Schritt weiter: Auf Basis der bewährten Budget- und Kalkulationslösung wurde ein volldigitaler Angebots- und Freigabeprozess mit digitalen Unterschriften integriert. Das bedeutet für Eventplaner einen gewaltigen Effizienzsprung – sie können den gesamten Vertriebsprozess von der ersten Anfrage bis zur finalen Eventumsetzung zentral und transparent steuern.

Warum ein digitaler Angebotsprozess in der Eventbranche entscheidend ist

Traditionell laufen viele Angebots- und Freigabeprozesse in der Eventplanung noch umständlich ab:

• Angebote werden in Excel oder anderen separaten Tools erstellt
• Abstimmungen mit Kunden erfolgen per E-Mail, Telefon oder PDF-Dokumenten
• Änderungen müssen mehrfach manuell eingearbeitet werden
• Die Unterschrift erfolgt oft noch auf Papier oder als umständlicher Scan

Diese ineffizienten Workflows kosten Zeit, erhöhen das Fehlerrisiko und erschweren die Zusammenarbeit im Team. colada hat diesen gesamten Prozess revolutioniert – mit einer durchgängigen digitalen Lösung, die Eventplanern eine schnelle, transparente und sichere Abwicklung ermöglicht.

Wie der digitale Angebots- und Freigabeprozess mit colada funktioniert

Der neue, volldigitale Prozess ermöglicht eine lückenlose Steuerung aller Schritte innerhalb einer einzigen Plattform:

Budgetierung & Kalkulation:

• Basierend auf den ersten Kundengesprächen wird das Event-Budget direkt in colada kalkuliert.
• Alle relevanten Kosten (Location, Catering, Technik, Personal etc.) lassen sich exakt einplanen.
• Änderungen können jederzeit einfach angepasst werden.

Angebotserstellung mit einem Klick:

• Aus der Kalkulation kann direkt ein detailliertes Angebot generiert werden.
• Individuelles Branding und Layout sorgen für eine professionelle Präsentation.
• Keine doppelte Datenpflege – alles bleibt innerhalb von colada.

Digitale Freigabe & Unterschrift:

• Kunden erhalten das Angebot über eine digitale Plattform.
• Sie können Anpassungen direkt im System einsehen und kommentieren.
• Dank integrierter digitaler Signatur erfolgt die Freigabe rechtsgültig und ohne Papieraufwand.

Nahtlose Übergabe an die Eventplanung:

• Nach der Freigabe werden alle Eventdetails automatisch in die Projektverwaltung von colada übernommen.
• Das gesamte Team hat sofort Zugriff auf die finalen Daten.
• Aufgaben können direkt verteilt und Meilensteine gesetzt werden.

Die Vorteile für Eventplaner

Durch die Integration des Angebots- und Freigabeprozesses in colada profitieren Eventagenturen, Veranstalter und Eventplaner von zahlreichen Vorteilen:

• Zeitersparnis: Kein manuelles Erstellen von Angeboten in separaten Tools, kein Drucken und Einscannen von Verträgen – alles läuft digital ab.

• 100 % Transparenz: Jeder im Team kann jederzeit den aktuellen Stand eines Angebots oder einer Freigabe einsehen – keine Missverständnisse mehr.

• Schnellere Abschlüsse: Mit digitalen Unterschriften können Kunden Angebote sofort freigeben, ohne auf Papierprozesse oder physische Meetings warten zu müssen.

• Weniger Fehler: Alle Daten stammen aus einer zentralen Quelle, wodurch Zahlendreher oder doppelte Eingaben vermieden werden.

• Bessere Kundenkommunikation: Kunden können Anmerkungen direkt im System hinterlassen und Änderungen lassen sich in Echtzeit nachverfolgen.

• Optimale Integration mit der Eventumsetzung: Nach der Freigabe werden alle relevanten Informationen automatisch für die operative Planung übernommen.

Fazit: Mehr Effizienz, weniger Stress

Mit der Integration eines volldigitalen Angebots- und Freigabeprozesses hat colada eine echte Innovation für die Eventbranche geschaffen. Statt sich mit ineffizienten Workflows herumzuschlagen, können Eventplaner ihre gesamte Kundenreise – vom ersten Gespräch bis zur finalen Eventdurchführung – vollständig digital und transparent abwickeln.

Das bedeutet mehr Effizienz, eine bessere Zusammenarbeit im Team und eine schnellere Abwicklung von Angeboten und Freigaben. Kunden profitieren von einer reibungslosen Erfahrung, während Eventplaner ihre Prozesse deutlich verschlanken können.

Kurz gesagt: Wer in der Eventbranche schneller, professioneller und effizienter arbeiten will, setzt auf colada.