Die Grundlage jeder Veranstaltung: Ein strukturiertes Budget
Am Anfang jeder erfolgreichen Veranstaltung steht eine präzise Budgetplanung. Eine sorgfältige Kalkulation ist essenziell, um alle Aspekte einer Veranstaltung – von Location und Logistik bis hin zu Technik, Catering und Content – effizient zu koordinieren. Doch wie lässt sich ein Budget möglichst strukturiert und flexibel planen? Mit colada!
Strukturiert planen
In colada beginnt die Kalkulation mit der Strukturierung des Events. Ein systematischer Ansatz hilft dabei, die Veranstaltung in allen Phasen zu durchdenken – von der ersten Idee über die Umsetzung bis hin zum Check-in und Catering vor Ort.
Zunächst werden alle relevanten Positionen grob erfasst, bevor sie schrittweise weiter verfeinert werden. Die Tiefe der Untergliederung ist dabei flexibel und kann je nach Bedarf angepasst werden. Der Vorteil dieser Herangehensweise liegt in der besseren Übersichtlichkeit: Es wird sichergestellt, dass keine Position übersehen wird und das Gesamtbudget stets im Blick bleibt.
Excel vs. colada: Warum eine spezialisierte Software die bessere Wahl ist
In den meisten Fällen wird die Budgetplanung in Excel durchgeführt. Doch Excel bringt einige Einschränkungen mit sich, da es nicht speziell für die dynamische Planung von Event-Budgets entwickelt wurde. Eventplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem sich viele Parameter stetig ändern. Hier bietet colada entscheidende Vorteile:
- Flexible, strukturierte Planung sämtlicher Budgetpositionen
- Individuelle Preisgestaltung: Kostenarten wie Stunden, Stückpreise, Pauschalen oder Rabatte lassen sich frei definieren
- Zweistufige Kalkulation: z. B. Berechnung nach Anzahl der Personen und Veranstaltungstage
- Erfassung von Fremd- und Eigenleistungen inklusive Rechnungsmanagement
- Detaillierte Dokumentation: Aufgaben, Dokumente und Notizen pro Position oder Gruppe
- Kollaborative Funktionen: Chat und Kommentare pro Position sowie automatische Historisierung aller Änderungen
- Versionierung und Sicherung: Erstellen von Budget-Varianten und Snapshots
- Mehrwährungsfähigkeit: Einfache Umrechnung von Währungen pro Projekt
- Soll/Ist-Vergleiche auf Basis von Eigen- und Fremdleistungen zur besseren Kontrolle
- Kostenstellen-Management für eine präzisere Zuordnung
- PDF-Export mit Kundenbranding für professionelle Dokumentation
Vernetzung mit anderen Applikationen: Effizienz durch Integration
Ein grosser Vorteil von colada gegenüber Excel ist die Vernetzung mit anderen Anwendungen. Ein Beispiel ist die direkte Integration von Aufgaben ins Budget: Wird beispielsweise ein Termin für die Buchung eines Hotelkontingents gesetzt, wird dies direkt in der Budgetplanung erfasst und gleichzeitig in die globale Aufgabenliste übernommen. Dadurch bleibt die Verbindung zwischen Budget und Planung erhalten, ohne dass Informationen auf andere Plattformen übertragen werden müssen – das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Fazit: Mit optimierter Budgetplanung mehr Zeit fürs Wesentliche
Die Planung eines Event-Budgets erfordert Flexibilität, Übersicht und Präzision. Während Excel als gängiges Tool oft an seine Grenzen stösst, bietet colada eine spezialisierte Lösung, die sich an die dynamischen Anforderungen von Eventplanern anpasst. Dank der strukturierten Herangehensweise, umfangreichen Funktionen und nahtlosen Integration in bestehende Arbeitsabläufe ermöglicht colada eine effiziente und transparente Budgetkontrolle. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die perfekte Umsetzung eines unvergesslichen Events!