Warum eine vernetzte Plattform Zeit spart und die Qualität erhöht

Die Herausforderungen der Eventplanung

Unabhängig von Art und Grösse eines Events bedeutet dessen Planung ein komplexes Zusammenspiel verschiedenster Akteure. Auftraggeber, Dienstleister und schließlich die Gäste haben unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen. In diesem Spannungsfeld agieren die Eventplaner, die nicht nur organisieren, sondern auch effizient kommunizieren müssen. Zudem müssen gesetzliche Vorgaben wie Datenschutz, Arbeitsrecht und andere Regularien stets beachtet werden.

Vielseitige Anforderungen an Eventplaner

Neben der kreativen Komponente der Eventplanung, bei der neue Ideen und innovative Konzepte gefragt sind, müssen Eventplaner auch strukturiert und wirtschaftlich denken. Die Aufgabe, ein Event professionell zu verkaufen und die verschiedenen Stakeholder zufrieden zu stellen, verlangt nach einem hohen Mass an Organisation und Präzision. Ohne eine effiziente Arbeitsweise können schnell Stress, Missverständnisse und ungenutzte Ressourcen entstehen, was den Erfolg des Events gefährden kann.

Warum eine vernetzte Plattform unverzichtbar ist – Problemstellungen und unser Lösungsansatz

Oft arbeiten Eventteams mit einer Vielzahl an separaten Tools: Excel für Budgets, E-Mails für Kommunikation, diverse Cloud-Speicher für Dokumente und unterschiedliche Projektmanagement-Tools. Diese fragmentierte Arbeitsweise kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch das Risiko von Inkonsistenzen und Kommunikationslücken.

Viele Unternehmen kämpfen mit Herausforderungen wie:

• Getrennte strategische und operative Planung: Synergien bleiben ungenutzt, da es an zentralen Schnittstellen fehlt.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Aufgaben und Fristen sind oft nicht für alle Beteiligten transparent.
• Fragmentierte Kommunikation: Wichtige Abstimmungen gehen in E-Mail-Fluten unter, wodurch Prozesse unübersichtlich werden.
• Excel als Hauptwerkzeug: Planung in statischen Tabellen birgt das Risiko von Fehlern und mangelnder Transparenz.
• Fehlende Integration in die digitale Strategie: Eventplanung wird oft isoliert betrachtet, anstatt in eine unternehmensweite Strategie eingebunden zu sein.

Eine vernetzte Plattform wie colada.campaigns bietet hier eine umfassende Lösung:

• Alle relevanten Informationen zentral gebündelt: Budgets, Zeitpläne, Dokumente und Protokolle sind nicht mehr über verschiedene Tools verteilt, sondern in einer Cloud-Applikation gebündelt.
• Optimale Einbindung aller Stakeholder: Management, Planer, Dienstleister und andere Beteiligte erhalten gezielt die Informationen, die sie benötigen.
• Professionelles Aufgaben-Management: Transparente und nachvollziehbare Prozesse sorgen für eine effiziente Umsetzung.
• Automatisierte Workflows und Freigabeprozesse: Ressourcen werden optimal eingesetzt, Engpässe frühzeitig erkannt und behoben.
• Compliance und Datensicherheit: Prozesse sind nicht nur effizient, sondern auch regelkonform.

Mit colada.campaigns lässt sich all dies vermeiden

Die Plattform ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit, steigert die Effizienz und sorgt für eine höhere Qualität in der Eventorganisation. Wer Events professionell und nachhaltig planen möchte, sollte auf eine integrierte Lösung setzen, anstatt verschiedene Insellösungen mühsam zu kombinieren.

Fazit: Eine vernetzte Plattform spart nicht nur wertvolle Zeit, Stress und Missverständnisse, sondern steigert auch die Qualität der Planung und Durchführung, während sie den Verlust von Ressourcen verhindert. Wer heute effizient arbeiten möchte, kommt an einer solchen Lösung nicht vorbei.