Am Anfang war das Feuer – oder besser gesagt: das Budget.
Wer ein Event plant – besonders eines, das buchstäblich auf der grünen Wiese startet – weiss, dass eine gute Idee allein nicht reicht. Es braucht Struktur, Überblick und vor allem eines: eine solide, systematische Kalkulation. colada liefert hier die Lösung: eine Planungsplattform, die Teams Orientierung, Flexibilität und Transparenz verschafft.

Der Schlüssel: Eine klare Eventstruktur

Bevor auch nur ein einziger Preis erfasst wird, beginnt colada mit einem einfachen Prinzip: Den Ablauf des Events logisch durchdenken – von der Idee bis zum Dessert.
In der Kalkulation bedeutet das:

• Zuerst alle groben Positionen erfassen: Location, Logistik, Technik, Content, F&B, Gästemanagement etc.
• Dann Schritt für Schritt in die Tiefe gehen – so genau, wie es die Veranstaltung erfordert.
• Jede Kategorie kann beliebig detailliert werden, ohne dass die Übersicht verloren geht.

Das Besondere daran: Während sich die Eventstruktur aufbaut, bleibt das Gesamtbudget jederzeit im Blick. Eine wichtige Orientierung, gerade wenn man mehrere Veranstaltungen parallel plant.

Kalkulieren – aber richtig

Sobald die Struktur steht, geht’s an die Zahlen: Mengen, Einzelpreise, Pauschalen, Staffelpreise – alles wird direkt in der Struktur ergänzt. colada berechnet automatisch die Summen, sowohl auf Gruppen- als auch auf Gesamtebene.

Aber richtig kalkulieren heisst auch: flexibel bleiben.

• Was passiert, wenn eine Position teurer wird als gedacht?
• Welche Optionen gibt es, ohne das Konzept aus dem Auge zu verlieren?
• Wo können Rabatte oder Reserven eingeplant werden?

All das berücksichtigt colada – ohne dass das System ins Chaos kippt.

Optionen, Rabatte & Reserven – alles mit System

In klassischen Excel-Tabellen führt der Versuch, Optionen, Rabatte oder Reserven abzubilden, oft zu unübersichtlichen Konstrukten. In colada hingegen bleiben auch komplexe Kalkulationen klar strukturiert und nachvollziehbar.

Egal ob:

• alternative Varianten eines Catering-Angebots,
• verhandelte Rabatte mit Technikpartnern oder
• interne Sicherheitsreserven –

colada bietet die nötige Freiheit und Systematik zugleich.

Snapshots: Budget-Versionen mit Verlauf

Planung bedeutet Veränderung. Angebote ändern sich, Anforderungen verschieben sich – Budgets entwickeln sich mit. Mit Snapshots dokumentiert colada diese Entwicklung:

• Zwischenstände werden gespeichert.
• Änderungen lassen sich im Nachhinein nachvollziehen.
• Entscheidungen im Debriefing werden auf Basis der Entwicklung fundierter getroffen.

Kostenstellen: Pflicht in Konzernen – einfach in colada

Gerade in grösseren Unternehmen oder Konzernstrukturen müssen Eventkosten klar nach Kostenstellen aufgeteilt werden. In colada ist das problemlos möglich:

• Kostenstellen können frei vergeben werden.
• Jede Position lässt sich individuell zuordnen.
• Auswertungen nach Kostenstelle erfolgen mit einem Klick.

So wird Eventplanung auch für Controlling und Buchhaltung transparent und belastbar.

Internationale Planung? Kein Problem mit Währungen

Nicht jede Veranstaltung findet im eigenen Land statt – internationale Events sind längst Alltag. colada trägt dem Rechnung:

• Budgets können in mehreren Währungen geführt werden.
• Wechselkurse sind dynamisch einstellbar.
• Rechnungen von Dienstleistern werden für die Nachkalkulation automatisch in die Planungswährung umgerechnet.

Damit bleibt auch bei komplexen, internationalen Projekten die Budgetübersicht jederzeit erhalten.

Fazit: Auf colada kann man zählen

colada bietet nicht nur Funktionen – colada bietet ein Konzept. Richtig kalkulieren heisst, trotz aller kreativen Freiheit mit System zu planen. Für Agenturen, Unternehmen und Planer, die Events effizient, professionell und transparent umsetzen wollen.

Denn am Ende geht es nicht nur darum, ein Budget zu erstellen. Sondern darum, es im Griff zu behalten.