Wer sich und sein Team perfekt organisieren will, kommt an konsequentem Task-Management nicht vorbei. Auch in colada ist dies ein zentraler Bestandteil. Der grosse Unterschied zu anderen Systemen besteht darin, dass colada zahlreiche „Zubringer“ bietet. Das bedeutet, dass Tasks genau dort erfasst werden, wo sie entstehen, jedoch global vom jeweiligen Benutzer verwaltet werden.

Die Grundfunktionen des colada Task-Managements

colada verfügt über ein hochentwickeltes Task-Management, das speziell für die Planung mehrerer parallel laufender Projekte sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern konzipiert ist. Die Struktur orientiert sich an klassischen Task-Management-Apps und gliedert sich in drei Hauptbereiche:

• Task-Details
• Sub-tasks
• Workflow und Kommunikation

Task-Details: Alle wichtigen Informationen im Überblick

Ein Task enthält in colada alle relevanten Informationen, die für eine effiziente Bearbeitung erforderlich sind:

• Titel und Beschreibung: Klare Benennung und ausführliche Beschreibung der Aufgabe.
• Verantwortlichkeit: Zuweisung an eine oder mehrere Personen.
• Start- und Fälligkeitsdatum: Zur optimalen Zeitplanung.
• Erinnerungen: Automatische Erinnerungs-E-Mails, um Fristen nicht zu verpassen.
• Dokumentenverwaltung: Direktes Anhängen und Verwalten relevanter Dateien.

Dank des „Mentioning“-Features können Kollegen aktiv in die Kommunikation eingebunden werden. Erwähnte Personen erhalten automatische Benachrichtigungen per E-Mail. Wer nicht direkt erwähnt wird, aber den Fortschritt eines Tasks dennoch verfolgen möchte, kann die Aufgabe abonnieren und bleibt so stets informiert.

Ein zentrales Element ist die Task-ID, eine eindeutige Identifikationsnummer für jede Aufgabe. Nutzer, die bereits mit Systemen wie Jira gearbeitet haben, wissen, wie essenziell diese IDs für die Nachverfolgbarkeit und Kommunikation im Team sind. Mehr dazu im Artikel „Gamechanger Task-ID“.

Workflow und Kommunikation: Effizientes Arbeiten im Team

Sind die Tasks einmal erfasst, geht es darum, sie effizient im Team zu managen und zu bearbeiten. colada bietet hierfür verschiedene Visualisierungs- und Kommunikationsfunktionen:

Task-Boards – Klarheit auf einen Blick

Das Herzstück des Workflows ist das Kanban-Board, das den aktuellen Status von Projekten auf einen Blick sichtbar macht. Je nach Bedarf können die Tasks nach weiteren Kriterien gefiltert werden.

Wer eine zeitliche Darstellung bevorzugt, kann auf die Timeline-Ansicht umschalten. Diese bietet eine dynamische Zeitachse mit allen erfassten Aufgaben, ideal für Gantt-Chart-Visualisierungen und langfristige Planungen.

Automatisierte und flexible Kommunikation

Die Kommunikation in colada geschieht weitgehend automatisch:

• Erwähnungen (Mentions): Direkte Benachrichtigung von relevanten Teammitgliedern.
• Abonnements: Personen, die an einer Aufgabe interessiert sind, aber nicht direkt involviert sind, können Änderungen abonnieren.
• Taskboard & Dashboard: Wer sich selbst einen Überblick verschaffen möchte, kann einfach auf das Taskboard oder sein persönliches Dashboard zugreifen.

Das globale Dashboard – Alles im Blick

Das persönliche Dashboard in colada bietet jedem Anwender eine zentrale Übersicht über alle relevanten Aufgaben:

• Neue Aufgaben: Tasks, die in den letzten 48 Stunden erstellt wurden.
• Überfällige Aufgaben: Tasks, die dringend erledigt werden müssen.
• Wichtige Aufgaben: Priorisierte Tasks, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Mit nur einem Klick gelangen Nutzer direkt zu den Aufgaben und können diese sofort bearbeiten.

Fazit: Warum Task-Management mit colada so effektiv ist

colada hebt sich durch seine vielseitigen Zubringer, eine klare Aufgabenverwaltung und automatisierte Kommunikationsprozesse von anderen Task-Management-Tools ab. Dank flexibler Visualisierungen, intelligenter Erinnerungen und einer nahtlosen Integration in den Arbeitsalltag sorgt colada für eine optimale Organisation und maximale Transparenz im Team.

Mit dem richtigen Einsatz der Funktionen wird das Task-Management in colada zu einem echten Produktivitäts-Booster – sowohl für Einzelpersonen als auch für ganze Teams. Probieren Sie es aus und erleben Sie, wie effizient Aufgabenmanagement sein kann!