Moderne CRM-Systeme bieten mit der Timeline-Funktion eine systematische und übersichtliche Darstellung aller Aktivitäten rund um einen Kunden. Diese Idee und Funktion haben wir in colada übernommen und ermöglichen den colada Anwendern, sämtliche Interaktionen – von E-Mails über Telefonate bis hin zu Meetings und Dokumenten – chronologisch zu erfassen und jederzeit abzurufen. Dadurch entsteht ein vollständiges, durchsuchbares Archiv der Kundenkommunikation, das allen relevanten Teammitgliedern zur Verfügung steht.

Wie funktioniert die Timeline in colada?

Die Timeline in colada sammelt und visualisiert sämtliche Kundenaktivitäten in einer chronologischen Ansicht. Dies umfasst:

• E-Mails: Automatische Zuordnung eingehender und ausgehender E-Mails zum jeweiligen Kunden.
• Telefonate: Erfassung von Anrufprotokollen mit Gesprächsinhalten und Follow-ups.
• Meetings und Briefings: Dokumentation von Besprechungen und Ergebnissen.
• Aufgaben und To-Dos: Einbindung offener Aufgaben für eine bessere Nachverfolgung.
• Dateien und Dokumente: Speicherung relevanter Unterlagen, wie Verträge oder Angebote, direkt in der Kundenhistorie.

Diese gebündelte Übersicht hilft, doppelte Kommunikation zu vermeiden, Prozesse effizienter zu gestalten und eine lückenlose Kundenbetreuung sicherzustellen.

Warum ist die Timeline so wichtig?

• Transparente Kommunikation durch E-Mail-Weiterleitung: E-Mails sind ein zentraler Bestandteil der Kundenkommunikation. Werden sie jedoch nur in persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeiter oder geschlossener Gruppen gespeichert, kann das zu Informationslücken führen. Die Weiterleitung von E-Mails an die colada-Timeline stellt sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter Zugriff auf die gesamte Kundenhistorie haben und somit die Kundenkommunikation nachvollziehbar bleibt. Es entsteht ein vollständiger Überblick über alle relevanten Gespräche und Vereinbarungen.

• Lückenlose Erfassung von Protokollen, Briefings und Telefonaten: Jede Interaktion mit einem Kunden kann Einfluss auf den weiteren Verlauf eines Projekts oder Geschäftsprozesses haben. Es ist essenziell, Gesprächsprotokolle, Briefings und Telefonate systematisch zu dokumentieren, um Gespräche und Vereinbarungen nachverfolgen zu können, eine reibungslose Übergabe an neue Kollegen im Projekt zu ermöglichen und eine bessere Vorbereitung auf zukünftige Gespräche zu gewährleisten.

• Zentralisierte Dateiablage statt unstrukturierter Speicherung auf Laufwerken: Oft werden wichtige Dateien wie Verträge, Präsentationen oder Angebote auf geteilten Laufwerken oder in persönlichen Ordnern gespeichert. Das führt dazu, dass Dokumente schwer auffindbar sind oder mehrere Versionen einer Datei im Umlauf sind. Zudem fehlt oft die Verknüpfung der Informationen mit der entsprechenden Kundenkommunikation. colada ermöglicht eine strukturierte Ablage direkt in der Timeline, sodass alle relevanten Dokumente im Kontext der Kundenhistorie jederzeit verfügbar sind. Das sorgt für einheitliche und aktuelle Dateiversionen, einfachen Zugriff für alle relevanten Mitarbeiter und bietet ein ganzheitliches Bild des Kundenprojekts an einem zentralen Ort.

Fazit: Eine gut gepflegte Timeline ist Gold wert

Die Timeline-Funktion in einem CRM-System ist weit mehr als nur eine Historie von Kundenaktivitäten – sie ist das zentrale Werkzeug für eine strukturierte, transparente und effiziente Kundenkommunikation.

Effizienz: Alle relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt, sodass sich Mitarbeiter nicht durch E-Mail-Postfächer oder Laufwerke kämpfen müssen.

Transparenz: Jeder im Team kann die Kundenhistorie einsehen, wodurch Missverständnisse und doppelte Kommunikation vermieden werden.

Nachvollziehbarkeit: Jedes Telefonat, jedes Meeting und jede Datei ist erfasst und kann jederzeit abgerufen werden.

Die aktive Nutzung der Timeline-Funktion hilft den colada Anwendern, ihre Kundenbetreuung zu optimieren, die interne Zusammenarbeit zu verbessern und langfristig erfolgreicher zu arbeiten.