Im letzten Artikel haben wir erklärt, warum Eventplanerinnen Ablaufplan und Regieplan zugleich brauchen. Hier zeigen wir das Wie anhand von drei Bausteinen, die man in fünf Minuten verstanden hat und danach nie wieder missen möchte.
Baustein 1: Die Cue – ein Block, der sich selbst ausrechnet
Eine Cue ist der kleinste Programmbaustein Ihres Events: „Begrüssung“, „Keynote“, „Pause“. Sie hat eine Startzeit und eine Dauer – mehr braucht es nicht. Die Startzeit der nächsten Cue ergibt sich automatisch aus der Dauer der vorherigen.
Das klingt banal, verändert aber die Arbeitsweise komplett: Wird die Keynote von 30 auf 35 Minuten verlängert, verschiebt sich alles Nachfolgende automatisch mit. Kein Nachrechnen, keine 40 Zellen in Excel, die man von Hand korrigiert und vor allem keine Zeile, die man dabei vergisst!
Schema 1 · Das Kettenprinzip
Ändern Sie die Dauer von Cue 1 auf 20 Minuten, startet Cue 2 sofort um 17:20 und Cue 3 um 17:50. Die Kette rechnet mit.
Baustein 2: Sub-Cues – was innerhalb einer Cue passiert
Ein Regieplan hört bei „Keynote, 30 Minuten“ nicht auf. Dahinter stecken Anmoderation, Einspieler, Kamerawechsel, Bauchbinde, Applaus-Zuspielung. Genau dafür gibt es Sub-Cues: Sie hängen als Unterkategorien unter einer Cue und lassen sich mit einem Klick auf- und zuklappen. Zugeklappt sehen Sie den Ablaufplan, aufgeklappt den Regieplan – dieselbe Timeline, zwei Detailtiefen.
Und hier kommt der eine Unterschied, den man verstanden haben muss:
| Typ | Verhalten | Wofür |
|---|---|---|
| Sequentiell | Läuft nacheinander. Die Dauern addieren sich und bestimmen die Gesamtdauer der Hauptkategorie-Cue. | Anmoderation → Einspieler → Vortrag → Q&A |
| Parallel | Läuft gleichzeitig mit. Die Dauer hat keinen Einfluss auf die Hauptkategorie-Cue. | Livestream, Dolmetscherkabine, Catering-Aufbau, Bauchbinde |
Sequentielle Sub-Cues sind der Motor Ihres Feinablaufs: Sie bauen die Hauptkategorie-Cue Stück für Stück auf, und deren Gesamtdauer ist immer die Summe ihrer Unterkategorien. Parallele Sub-Cues sind der Nebenstrang – sie dürfen kürzer sein, länger sein oder über die Hauptkategorie-Cue hinauslaufen, ohne den Zeitplan zu verbiegen.
Schema 2 · Sequentiell vs. parallel innerhalb von Cue 2
15 + 5 + 10 Minuten sequentiell = exakt die 30 Minuten von Cue 2. Der parallele Livestream-Sub-Cue läuft 20 Minuten mit und darf sogar über das Ende von Cue 2 hinausreichen – die Timeline bleibt davon unberührt.
Schema 3 · Dieselbe Cue als Zeitstrahl
Blau baut die Dauer auf, Grün läuft nebenher. Wer den Unterschied einmal gesehen hat, plant nie wieder anders.
Baustein 3: Das Schloss – fixe Zeiten mitten in der Automatik
Jetzt der Punkt, an dem klassische Tools kapitulieren. Manche Zeiten sind nicht verhandelbar: Das Buffet öffnet um 18:00 Uhr, der Livestream geht auf die Sekunde ON AIR, der Shuttle fährt um 22:30 Uhr. Diese Zeiten dürfen sich nicht mitverschieben, nur weil die Keynote fünf Minuten länger gedauert hat…
In colada.scripts geben Sie die gewünschte Startzeit einfach manuell ein und klicken auf das Schloss-Icon. Die Cue ist damit „locked“ und wird aus der automatischen Kalkulation herausgenommen – sie bleibt stehen, egal was davor passiert. Schloss wieder entfernen, und die Cue hängt sich sofort zurück in die Kette. Mehr ist es nicht.
Schema 4 · Locked Cue als Anker
Das Panel überzieht um 4 Minuten? Cue 4 bleibt bei 18:00 Uhr stehen, der Puffer schrumpft sichtbar auf 1 Minute. Sie sehen sofort, wie viel Luft noch im Plan ist – statt es erst live auf der Bühne zu merken.
Der eigentliche Trick: Ein Ablaufplan denkt in fixen Uhrzeiten. Ein Regieplan denkt in Dauern und Auslösern. colada.scripts lässt beide Denkweisen in einer Timeline nebeneinander existieren – fixierte Ankerpunkte für die Eckdaten, automatische Kaskade für alles dazwischen.
Was das im Alltag bedeutet
- Ein Dokument statt zwei. Die Projektleitung liest die zugeklappte Ansicht, die Regie arbeitet aufgeklappt im Detail.
- Änderungen kosten Sekunden. Sub-Cue umsortieren per Drag & Drop, Dauer anpassen – der Rest rechnet sich selbst. Die berüchtigte „finale_v3_wirklich_final.xlsx“ ist damit erledigt!
- Realismus vor der Show. Weil sequentielle Sub-Cues sich zur Hauptkategorie-Dauer summieren, fällt schon in der Planung auf, wenn 35 Minuten Inhalt in einen 30-Minuten-Slot gequetscht werden sollen.
- Ruhe im Live-Betrieb. Der scripts.PLAYER zeigt allen synchron den aktuellen Cue, den nächsten Cue und die Abweichung zur fixierten Zeit – auf Laptop, Tablet und Smartphone.
In fünf Schritten zum ersten Plan
- Grobe Programmpunkte als Cues anlegen – nur Titel und Dauer.
- Unverrückbare Zeiten eintragen und mit dem Schloss fixieren.
- Je Cue die sequentiellen Sub-Cues ergänzen, bis die Dauer aufgeht.
- Alles Mitlaufende (Stream, Licht-Preset, Übersetzung, Catering) als parallele Sub-Cues hinzufügen.
- Rollen vergeben: Crew sieht ihre Cues, Kund:innen bekommen Lesezugriff ohne Login.
Der Plan, den Sie in der Konzeptphase anlegen, ist derselbe, den der Showcaller am Abend der Veranstaltung fährt. Vom ersten groben Zeitraster bis zum letzten Cue auf der Bühne – ohne Medienbruch, ohne Neu-Abtippen, ohne Versionschaos.
Einfach mal ausprobieren
Legen Sie Ihren nächsten Kongress in colada.scripts an – die ersten drei Cues brauchen keine zwei Minuten. Oder lassen Sie sich das Zusammenspiel von Cues, Sub-Cues und fixen Zeiten in einer kurzen Demo live zeigen.
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