Wer eine Dienstleistung anbietet, kennt das Problem: Kundenanfragen kommen über verschiedenste Kanäle, von E-Mails über Telefonate bis hin zu spontanen Notizen auf einem Post-it. Ohne ein systematisches Service-Ticketing drohen Anfragen verloren zu gehen oder unstrukturiert bearbeitet zu werden. Hier setzt colada.service-tickets an: Eine vollständig integrierte Lösung, die den gesamten Workflow von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Verrechnung vereinfacht und effizient gestaltet.

Warum ein Service-Ticketing-System?

Ein Service-Ticketing-System bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihren Kundenservice verbessern und gleichzeitig interne Prozesse optimieren möchten.

1. Verbesserte Effizienz

• Zentrale Anlaufstelle: Alle Anfragen werden an einem Ort gesammelt, strukturiert und organisiert.
• Automatisierung: Routineaufgaben wie Zuweisungen oder Eskalationen können automatisiert werden.
• Transparente Prozesse: Jeder Schritt einer Anfrage wird dokumentiert, Verantwortlichkeiten sind klar definiert.

2. Erhöhte Kundenzufriedenheit

• Schnellere Reaktionszeiten: Strukturierte Bearbeitung ermöglicht eine schnellere Lösung von Problemen.
• Bessere Kommunikation: Kunden erhalten regelmäßige Updates zum Status ihrer Anfragen.

3. Verbesserte Zusammenarbeit

• Klare Rollenverteilung: Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert.
• Zentrale Kommunikation: Alle Informationen zu einer Anfrage sind an einem Ort gespeichert.
• Berichtswesen: Leistung und Effizienz der Mitarbeiter lassen sich messen und verbessern.

4. Verrechenbarkeit

• Systematische Erfassung von Leistungen: Jeder erbrachte Service kann nachvollziehbar verrechnet werden.
• Von der Kostenstelle zum Profit-Center: Serviceleistungen werden nicht mehr als Kostenpunkt, sondern als Umsatzquelle betrachtet.

colada.service-tickets: Das leistungsstarke System

Mit colada wird das Service-Ticketing zu einem ganzheitlichen Prozess, der Unternehmen hilft, effizienter und professioneller zu arbeiten.

Tickets: Strukturierte Verwaltung von Anfragen

Jedes Ticket enthält alle relevanten Informationen zur Anfrage:

• Ticket-ID zur eindeutigen Identifikation
• Kunden- oder Unternehmenszuordnung
• Detaillierte Beschreibung des Problems oder Anliegens
• Status, Priorität und Erstellungsdatum

Sobald ein Ticket erstellt ist, kann es systematisch bearbeitet werden:

• Kommunikation direkt über das Ticket (Kommentare, E-Mail-Verlauf)
• Automatische Historie jeder Änderung
• Erfassung der geleisteten Arbeiten
• Möglichkeit zur automatisierten Abrechnung

Mit Flag- und Watch-Optionen können zudem weitere Personen über den Ticket-Fortschritt informiert werden.

Ticket-Boards und Dashboards

Um den Status und Fortschritt der Tickets optimal zu überblicken, bietet colada anpassbare Ticket-Boards mit Drag-and-Drop-Funktionalität.

Das Dashboard liefert auf einen Blick wichtige Kennzahlen:

• Welche sind die ältesten offenen Tickets?
• Welcher Mitarbeiter hat die meisten offenen Tickets?
• Welcher Kunde hat die meisten Anfragen?

Automatisierte Kommunikation & Workflows

colada setzt auf eine intelligente Benachrichtigungslogik, die interne Teams und Kunden stets informiert:

• Mitarbeiter erhalten automatisch Updates per E-Mail, sobald sich der Status eines Tickets ändert.
• Kunden werden bei Lösung ihrer Anfrage direkt informiert.

Verrechnung und Abrechnung

Serviceleistungen sollten nicht nur dokumentiert, sondern auch wirtschaftlich verwertbar sein. colada ermöglicht:

• Automatische Verbindung mit Service-Level-Agreements (SLA)
• Nachvollziehbare Leistungsverrechnung direkt aus dem Ticket-System
• Abrechnungsfunktion für erbrachte Support-Dienstleistungen

Service-Ticket-Portal: Direkte Interaktion für Kunden

Für wiederkehrende Kunden oder Unternehmen, die mehrere Anfragen parallel verwalten, gibt es das colada Service-Ticket-Portal. Vorteile:

• Selbstständiges Erstellen und Nachverfolgen von Tickets
• Direkte Teilnahme an der Kommunikation mit dem Support-Team
• Überblick über alle bisherigen Anfragen und deren Bearbeitungsstatus

Fazit: Endlich mess- und abrechenbar!

Ein Service-Ticketing-System ist ein essenzielles Werkzeug, um Kundenservice professionell zu gestalten und interne Prozesse effizient zu verwalten. Mit colada wird Service nicht nur optimiert, sondern zu einem messbaren und abrechenbaren Bestandteil des Unternehmens.

Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Exzellenz – colada macht den Unterschied!