Wer ein Event plant, kennt die Situation: Kurz vor einem Meeting mit dem Management oder einem wichtigen Stakeholder kommt die Frage „Wie steht es denn aktuell?“ – und dann beginnt die Suche. Wie viele Gäste haben sich angemeldet? Wie viele Absagen gab es? Wie sieht es mit den Hotelbuchungen aus? Wie hoch ist der offene Saldo?

Genau hier setzen Dashboards an. Sie sind das Cockpit eines Events. Statt sich durch Listen, Berichte und Einzelauswertungen zu klicken, liefert ein gutes Dashboard die Antworten sofort, übersichtlich und immer aktuell. Für Eventplaner und ihre Stakeholder ist das Gold wert, denn der Überblick über den Stand der Dinge entsteht in Sekunden statt mit mühsamer Recherche.

Ein Dashboard besteht dabei aus einzelnen Bausteinen, den sogenannten Widgets. Jedes Widget beantwortet eine konkrete Frage: eine Kennzahl, ein Vergleich, eine Gruppierung. Setzt man die richtigen Widgets zusammen, entsteht ein Bild, das den gesamten Status eines Events erzählt.

Vom Standard-Dashboard zum eigenen Board

Bisher haben die Standard-Dashboards in colada.guests zuverlässig ihren Dienst getan. Doch die Anforderungen unserer Anwenderinnen und Anwender haben sich weiterentwickelt. Jedes Event und jede Organisation ist anders – so wuchs der Wunsch, nicht nur vorgefertigte Ansichten zu nutzen, sondern eigene Widgets und eigene Dashboards bauen zu können, die exakt zum jeweiligen Event passen.

Diesen Wunsch haben wir zum Anlass genommen, das Dashboard in colada.guests komplett neu zu denken. Das Ergebnis: Neben dem bewährten Standard-Board und den Standard-Widgets kann man ab sofort eigene Boards und eigene Widgets erstellen – flexibel, individuell und auf genau die Daten zugeschnitten, die für den jeweiligen Event zählen.

Und das Beste daran: Man muss nicht bei null anfangen. Schon beim Start stehen die fünf wichtigsten Widget-Typen bereit. Damit hat man sofort einen vollständigen Überblick und kann jederzeit darauf aufbauen.

Die fünf Widget-Typen im Überblick

Im Bearbeitungsdialog „Edit Widget“ wählt man aus, welcher Widget-Typ es sein soll. Jeder Typ ist für eine bestimmte Art von Information gemacht:

1 Count – die grosse Zahl

Das Count-Widget ist die klassische Zählerfunktion: eine grosse, gut lesbare Zahl, optional ergänzt durch einen Fortschrittsbalken, der die Anzahl visuell unterstreicht. Perfekt für Kennzahlen wie „Alle Gäste“, „Registrierte“ oder „Abgesagt“. Auf dem Dashboard erkennt man sofort, dass von 589 Gästen bereits 297 registriert sind – inklusive des Balkens, der die 50 % anschaulich zeigt.

2 Progress % – Daten im Vergleich

Mit dem Progress-Widget stellt man Daten ins Verhältnis. Es zeigt den Prozentsatz einer Vergleichsmenge an – zum Beispiel die Anzahl der Anmeldungen gegenüber den verschickten Einladungen. So wird auf einen Blick klar, wie weit man auf dem Weg zum Ziel ist.

3 Grouped table – Gruppierungen zählen

Das Grouped-table-Widget fasst Top-Werte nach einer Dimension zusammen. Ideal, um Teilnehmergruppen oder Ressourcen zu zählen. Im Beispiel „per Participant group“ sieht man sofort die Verteilung über alle 589 Gäste: Servicepartner (497), Mitarbeiter (51 bzw. 22), OrgaTeam (14) und Vorstand (5) – sauber gruppiert und mit Balken hinterlegt.

4 Finance summary – die Finanzdaten

Das Finance-Widget bringt die wirtschaftliche Seite des Events auf den Punkt: Gesamtzahlungen, offener Saldo und Netto-Totals auf einen Blick. Egal ob Ticketumsätze, Hotelumsätze oder Reisegruppenumsätze – man sieht sofort, wo die Finanzen stehen, inklusive Total Payments, Open Balance und Net (Paid – Balance).

5 Hotel – Zimmer und Auslastung im Blick

Das Hotel-Widget liefert alle Auswertungen rund um Hotels, deren Zimmertypen und die Auslastung pro Datum. Gebuchte Zimmer pro Zimmertyp und Tag werden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt – von Doppel- und Einzelzimmern bis zu den Tagestotalen über mehrere Hotels hinweg. Wer mit Übernachtungen plant, hat damit das komplette Buchungsbild sofort parat.

Auf bewährter Selektions-Logik aufgebaut

Eine der grössten Stärken des neuen Dashboards: Es baut auf der bestehenden Funktion für Selektionen auf. Das bedeutet, man definiert über gewohnte Selektionen, welche Daten ein Widget berücksichtigen soll – „All Guests“, eine bestimmte Teilnehmergruppe oder eine ganz eigene, komplexe Logik.

Dadurch lassen sich nahezu beliebige Auswertungen abbilden. Man ist nicht auf vorgegebene Filter beschränkt, sondern kann genau die Sicht zusammenstellen, die für den individuellen Event Sinn ergibt. Im „Edit Widget“-Dialog wählt man dazu einfach die passende Selektion aus und – beim Grouped-table-Widget – die Dimension, nach der gruppiert werden soll. So einfach entsteht ein massgeschneidertes Widget, das bestimmt jeden Planer glücklich macht.

Lesbar und individuell: die Akzentfarben

Damit ein Dashboard nicht nur informativ, sondern auch angenehm zu lesen ist, lässt sich jedes Widget farblich anpassen. Über die Akzentfarbe bestimmt man die obere Rahmenfarbe eines Widgets – wahlweise aus den vorgegebenen Farben oder einer eigenen. So lassen sich zusammengehörige Widgets visuell gruppieren, Prioritäten hervorheben oder schlicht ein Board gestalten, das für alle Beteiligten gut lesbar ist.

Der Überblick, der mitwächst

Mit dem neuen Dashboard in colada.guests bekommt man beides: einen sofort einsatzbereiten Überblick und die volle Freiheit, ihn individuell weiterzuentwickeln. Die fünf wichtigsten Widget-Typen – Count, Progress %, Grouped table, Finance summary und Hotel – stehen von Anfang an zur Verfügung. Auf Basis der bewährten Selektions-Logik baut man auf die Grundlagen auf und gestaltet eigene Boards, die exakt zum individuellen Event passen.

Das Ergebnis ist genau das, was sich Eventplaner und Stakeholder wünschen: die wichtigsten Daten eines Events auf einen Blick – ohne lange Recherche, immer aktuell und so flexibel!