前回の記事では、イベントプランナーが進行表と演出表の両方を必要とする理由について解説しました。ここでは、5分で理解でき、一度身につけたら手放せなくなる3つの基本要素を例に、その具体的な方法をご紹介します。

モジュール1：Cue――自ら計算を行うブロック

「キュー」とは、イベントを構成する最小単位のプログラム要素のことです。「開会挨拶」、「基調講演」、「休憩」などがこれにあたります。開始時刻と所要時間が設定されていれば、それだけで十分です。次のキューの開始時刻は、前のキューの所要時間に基づいて自動的に決定されます。

ありふれた話に聞こえるかもしれませんが、仕事の進め方は根本から変わります。基調講演の時間が30分から35分に延長されれば、その後のスケジュールも自動的にずれていきます。再計算の必要もなければ、Excelの40個のセルを手作業で修正する必要もなく、何より、その過程で何かを見落とす心配もありません！

モジュール2：サブキュー ― キュー内で何が起こるのか

演出プランは「Keynote、30分」というだけで終わりではありません。その裏には、導入のナレーション、映像挿入、カメラ切り替え、画面下部のキャプション、拍手の音源再生などが含まれています。 まさにそのために「サブキュー」があります。これらはキューの下位カテゴリとして配置され、クリックするだけで展開・折りたたみが可能です。折りたたんだ状態では進行表が表示され、展開した状態では演出プランが表示されます。同じタイムラインでありながら、2つの詳細レベルがあるのです。

そして、ここで理解しておくべき唯一の違いがここにあります：

順次サブキューは、詳細な進行の原動力となります。これらはメインカテゴリーのキューを段階的に構成し、その合計時間は常にサブカテゴリーの合計時間となります。 並列サブキューは副次的な流れであり、スケジュールを乱すことなく、メインカテゴリのキューよりも短くても、長くても、あるいはその終了時間を超えても構いません。

モジュール3：ロック――自動化システムの中での固定時間

ここで、従来のツールでは対応しきれない局面がやってきます。 時間に関しては妥協の余地がない場合もあります。ビュッフェは18:00にオープンし、ライブストリームは秒単位でオンエアが始まり、シャトルバスは22:30に出発します。基調講演が5分長引いたからといって、これらの時間をずらすわけにはいきません……

colada.scriptsで、希望する開始時間を手動で入力し、鍵のアイコンをクリックするだけです。 これでキューは「ロック」され、自動計算の対象から外されます。それ以前に何が起こっても、そのキューはそのまま維持されます。ロックを解除すると、キューは即座にチェーンに再び組み込まれます。これだけで完了です。

日常生活において、それがどういう意味を持つのか

• 2つの文書を1つにまとめる。 プロジェクト管理チームは全体像を把握し、演出チームは細部に至るまで綿密に作業を進める。
• 変更にはほんの数秒しかかかりません。 ドラッグ＆ドロップでサブキューの順序を変更し、時間を調整すれば、あとは自動的に計算されます。
• ショーよりもリアリズム。 連続するサブキューはメインカテゴリの合計時間に加算されるため、35分分のコンテンツを30分の枠に詰め込もうとすると、計画段階ですでに問題点が明らかになります。
• ライブ運用中の安心感。 scripts.playerは、ノートPC、タブレット、スマートフォン上で、現在のキュー、次のキュー、および設定時間とのずれをすべて同期して表示します。

5つのステップで最初の計画を立てる

• プログラムの大まかな項目をキューとして設定する――タイトルと時間のみ。
• 変更できない時間を記入し、ロックで固定する。
• 各キューが、合計時間が合うまで順次サブキューを補完します。
• 関連するすべての要素（ストリーム、照明プリセット、通訳、ケータリング）を並列のサブキューとして追加する。
• 役割の割り当て：クルーは自分のキューを確認でき、顧客はログインなしで閲覧権限を得られます。

企画段階で作成するスケジュールは、イベント当日の夜にショーコラーが実際に使用するものと同じです。最初の大まかなタイムテーブルからステージ上の最後のキューに至るまで――メディアの切り替えもなく、再入力も不要で、バージョンの混乱もありません。

続きを読む： スケジュール表か、進行表か？ イベントプランナーが両方を必要とする理由