Das Einchecken von Gästen ist und bleibt ein wichtiger Bestandteil von Veranstaltungen aller Art

Es gibt jedoch eine Vielzahl von Anwendungsfällen für den Check-in, die abgedeckt werden müssen. Eine wichtige Anforderung an die perfekte Check-in-Lösung ist daher die Flexibilität und die Möglichkeit, unterschiedliche Workflows zu verfolgen – auch innerhalb einer Veranstaltung.

Diese Flexibilität bietet der colada.assistant, indem Check-ins durch einfache Konfiguration aller Schritte abgewickelt werden können.

Der Clou? Als einzige Lösung auf dem Markt erlaubt colada.assistant, sogenannten „virtuelle Scanner“ zu erstellen, die individuell konfiguriert werden können und an kein Hardwaresystem gebunden sind.
So können Sie im selben Ereignis beliebig viele virtuelle Scanner mit unterschiedlichen Aufgaben kombinieren. Alle Scanner arbeiten mit den gleichen Daten und können sogar auf frühere Scans zurückgreifen, um eigene Überprüfungen und Aktionen durchzuführen.

Der colada.assistant ist viel mehr als nur ein Scan Tool – er ist Bestandteil Ihrer Event- oder sogar Ihrer Marketing-Automatisierung.

Eine Applikation für alle Einsatzzwecke

Obwohl das Einchecken von Gästen bei vielen Events essenziell ist, können die Gründe und Verfahren sehr unterschiedlich ausfallen. Mit dem colada.assistant bieten wir eine All-in-One-Lösung, die so konfiguriert werden kann, dass sie zu Ihrem Einsatzzweck passt.

Folgende Szenarien sind denkbar

1.	Anwesenheitskontrolle	Einfache, manuelle Kontrolle der Gästeliste
2.	Ticketing	Validierung eines Tickets, das nur einmal verwendet werden kann
3.	Eintritt / Austritt	Unterscheiden Sie zwischen dem Betreten und Verlassen einer Veranstaltung oder eines Bereichs. Dies kann aus folgenden Gründen erforderlich sein: – Sicherheit: Um festzustellen, wer sich noch im Bereich aufhält. – Statistik: Zur Erfassung der Ankunfts- und Abreisezeiten der Gäste, um die Anwesenheit zu messen.
4.	Area access	Individueller Zugang zu speziellen Bereichen INNERHALB einer Veranstaltung gewähren – ein zusätzlicher Scan für eingeschränkte Bereiche wie VIP- oder Sportlerbereiche.
5.	Session Scanning	Zusätzliches Scannen über die ursprüngliche Präsenz hinaus. Scannen Sie die Teilnahme an Workshops/Breakouts, die aussagekräftige Erkenntnisse liefern.
6.	Scan mit Zusatzinformationen	Verwenden Sie Willkommensbildschirme per Scanner, um zusätzliche personalisierte Informationen für Gäste anzuzeigen. Diese können in Inhalt und Design individuell angepasst werden.
7.	Members only	Manuelles Einchecken der Gäste (Face Check). Hierfür muss das Personal Zugriff auf die Gästeliste in der Scanner-App haben.
8.	Aktion nach Scanning	Nach dem Scannen eines Gastes können Sie Aktionen auslösen, wie z. B.: – E-Mail-Benachrichtigung an jemanden senden – Drucken – Ein Formular für Lead-Generierungs-Workflows öffnen
9.	Begleitpersonen scannen	Einige Veranstaltungen haben Gäste mit 1-n Begleitern: Das Scannen kann mit einzelnen Begleitern oder mit dem Hauptgast beginnen

Akkreditierung

Bei bestimmten Veranstaltungen verlangt der Veranstalter eine Akkreditierung oder die Registrierung neuer Gäste vor Ort. Die Gäste dürfen die Veranstaltung nur nach erfolgreicher Registrierung betreten, egal wie.

In diesem Fall bieten wir mehrere Lösungen an:

• Gästeregistrierung über Smartphones. Hierfür stellen wir in der Regel QR-Codes mit dem Registrierungslink zur Verfügung, so dass die Registrierung direkt durchgeführt werden kann.
• Dedizierte PC-/Tablet-Hardware mit vorkonfigurierter Registrierung.
• Dedizierte, exklusive colada-Check-in-Stationen mit integriertem Scanning.

Alle diese Szenarien können in Kombination mit der entsprechenden Druckoption angeboten werden, um direkt nach der Registrierung zu drucken.

Help-Desk oder Service-Desk

Parallel zum Check-in kann es erforderlich sein, einen Helpdesk für die Problemlösung einzurichten. Gäste, die kein gültiges QR-/Ticket besitzen oder andere Probleme haben, können am Helpdesk Hilfe erhalten. Dieser kann vom Kundenpersonal, von colada oder einer Kombination davon betrieben werden.

Der Zugriff auf die Gästedaten erfolgt in diesem Fall über colada.guests und nicht über colada.assistant.

Fazit ist: Wir haben eine passende Check-In Lösung für Sie.