Handgestrickte Lösungen zur Erstellung von Tischordnungen – wie Post-it’s oder Magnettafeln – gehören der Vergangenheit an. Mit colada.designer lässt sich jeder Stuhl, jeder Tisch, jeder Gast digital planen und live steuern. Das ist professionell und schenkt Ihnen Zeit fürs Wesentliche. Auch Missverständnisse können vermieden werden. Dank der webbasierten Anwendung können Sie und Ihr Team von überall aus auf die Tischordnung zugreifen.  

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick

• Erstellen von Raumelementen und Grundrissen
• Freie Platzierung von Tischen in einem Raum
• Platzieren von Teilnehmern und Ausstellern mittels Drag & Drop
• Optische Markierungen von Eigenschaften der Gäste
• Begleitpersonen
• Anwesenheitskontrolle nahtlos integriert
• Planung im Team
• Einfache Bedienung
• Daten immer aktuell – Änderungen bis zur letzten Sekunde möglich und für alle transparent
• Webbasiert – keine Softwareinstallation

Kompletter Workflow in einem System

• Saal- und Tischpläne können einfach mit den Zeichnungsfunktionen erfasst werden. Je nach Veranstaltung stehen unterschiedliche Tischformen oder Sitzreihen für Theater oder Stadion zur Verfügung.
• Parallel dazu steht die Liste der angemeldeten Gäste zur Verfügung. Die Daten können entsprechend via colada.guests entsprechend verknüpft werden.
• Per Drag and Drop können die Gäste anschliessend in den Plan übertragen werden.
  Der jeweils aktuelle Planungsstand kann allen Involvierten, wie Planern, Gästemanagern, externen Dienstleistern oder auch den Gästen, jederzeit zugänglich gemacht werden.
• Vor Ort können die Gäste per QR-Code Scan oder manuell eingecheckt werden. Der Status der eingecheckten Gäste ist auf dem Tischplan live ersichtlich und erleichtert die Arbeit vor Ort ungemein.
• Der colada.designer -Anwesenheitsstatus für jeden einzelnen Sitzplatz liefert unter anderem dem Catering jederzeit und live wichtige Informationen zur Allokation des richtigen Menüs an die richtige Person.
• Nachträglich eintreffende Gäste oder No-Shows können jederzeit live eingetragen werden.

Integration mit Check-In

Gäste, die an einem Tisch oder Sitzplatz platziert wurden, müssen wissen, wo sie sitzen. Falls diese Information nicht bereits im Vorfeld mitgeteilt wurde – um noch kurzfristige Änderungen an den Tischen vorzunehmen – kann sie direkt beim Check-In über den QR-Code kommuniziert werden. Beim Scannen des QR-Codes erscheinen die Sitzplatzinformationen automatisch.

Hosts und Hostessen im Saal können diese Funktion auch nutzen, oder aber direkt via iPad im interaktiven Plan suchen.

So dynamisch wie Ihre Gäste

Sitzordnungen sind eine dynamische Angelegenheit. Plötzlich kann Frau Müller nicht mehr mit Herrn Müller kommen, Herr Borsdorf meldet sich kurzfristig ab und Frau Erlinger sitzt nun mit den Mitbewerbern am Tisch – die Sitzordnung muss geändert werden.

Mit colada.designer haben Planer und die Kollegen vor Ort ein gemeinsames Planungstool und können genauso dynamisch planen, wie sich die Gegebenheiten an einem Event ändern.

Arbeiten mit Rollen

Sitzpläne können in Bereiche unterteilt und eingefärbt werden, damit sie für den Planer einfacher zu handhaben sind.

Darüber hinaus können diese Bereiche Gäste-Managern zugewiesen werden, damit nur diese in Ihrem Bereich oder an ihren Tischen die Gäste bearbeiten können. Damit wird colada.designer zur echten Collaboration-Applikation.

• Planer können aktiv an den Plänen und den Gästelisten arbeiten. Sie haben vollen Zugriff auf das System.
• Gäste-Manager haben Zugriff auf die ihnen zugeteilten Bereiche. Darin können Sie Gäste zuweisen und entfernen. Sie können die Zeichnung (Platzierung/Anordnung) nicht ändern.
• Viewer haben Lese-Zugriff. Sie können nichts ändern.

Lizenzen fallen nur für Planer und Gäste-Manager an – Viewer sind kostenlos.

Mehrere Pläne pro Event

Wie immer denken wir von colada einen Schritt weiter und erlauben die parallele Erstellung von mehreren Plänen im selben Event. Das ist vor allen dann sinnvoll, wenn sie am gleichen Event mit den gleichen Gästen mehrere Seatings haben oder in verschiedenen Räumen mit unterschiedlichem Setup arbeiten müssen.

Fazit: Nie wieder Post-it’s und Magnettafeln

colada.designer ersetzt mühsame, manuelle Tischordnungen durch eine digitale, unkomplizierte Lösung. Die Platzierung von Gästen, Tischen und Stühlen lässt sich einfach planen und live anpassen. Missverständnisse werden vermieden, und dank der webbasierten Anwendung kann das gesamte Team jederzeit und von überall aus auf die Planung zugreifen – eine zeitsparende und professionelle Lösung für jedes Event!