Sport-Hospitality steht für unvergessliche Momente bei den grössten Sportveranstaltungen weltweit. Ob mitfiebern an Fussballspielen oder spannenden Tennisduellen – diese besonderen Erlebnispakete bieten weit mehr als nur ein Ticket. Sie verbinden besten Zugang zu Top-Events mit einem Rahmenprogramm aus hochwertiger Verpflegung, Entertainment und erstklassigem Service.

Was Sport-Hospitality so Besonders macht, ist die perfekte Mischung aus Spannung, Komfort und Atmosphäre. Hier entstehen Begegnungen und Erinnerungen, die lange nach dem Abpfiff bleiben.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Unternehmen stehen bei der Umsetzung solcher Erlebnisse vor komplexen Herausforderungen. Dazu zählen:

• Koordination: Den Überblick über verschiedene organisatorische Aspekte zu behalten und alle Prozesse nahtlos miteinander zu verbinden.
• Ticket-Verteilung: Eine faire und transparente Verteilung der Tickets zu gewährleisten.
• Erlebnisqualität: Den Gästen eine professionelle Organisation zu bieten, die Teil des einzigartigen Gesamterlebnisses ist.

Die digitale Lösung für Sport-Hospitality

colada ist die erste nahtlos integrierte Plattform, die Service und Technologie in der Sport-Hospitality-Branche vereint. Sie bietet eine umfassende Lösung für sämtliche Anforderungen:

• Ticket-Management: Intuitive Verteilung von Tickets über Organisationseinheiten hinweg, mit klar definierten Anfrage- und Freigabeprozessen.

• Individuelle Ticket-Portale: Präsentation von Aktivierungen wie Turnieren, Meisterschaften oder ganzen Sport-Saisons – gestaltet im Design des Kunden oder Events.

• Gäste-Management: Organisationseinheiten verwalten Gäste individuell, wodurch die Betreuung persönlicher und näher an den tatsächlichen Eventteilnehmern erfolgt.

• Effizientes Ticketing: Zuteilung, Verarbeitung und Bereitstellung von realen Tickets, bereitgestellt durch Veranstalter oder Stadien.

• Travel-Management & Unterkünfte: Integration mit Partnern für Reise- und Unterkunftsmanagement – alle Gastdaten werden zentral erfasst und weiterverarbeitet.

• On-Site-Management: Logistik von Transport und Transfers vor Ort, inklusive Echtzeit-Tracking von Hosts und Fahrern.

• Digitalisierte Gästeportale: Personalisierte Tickets, digitale Reisepläne und Hospitality-Daten – alles mobil und in Echtzeit verfügbar.

Mit colada wird Sport-Hospitality nicht nur effizient, sondern auch ein erstklassiges Erlebnis für Unternehmen und Gäste gleichermassen.

Ticket-Management: Die Kunst der Organisation grosser Ticketkontingente

Bei Sponsoringprojekten, wie grossen Veranstaltungen oder ganzen Meisterschaften, stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, umfangreiche Ticketkontingente zu verwalten. Diese Tickets müssen nicht nur organisiert, sondern nach einem klaren Verteilschlüssel an interne Teams und Kunden weitergegeben werden. Die Verwaltung tausender Tickets und die Koordination dutzender Abteilungen, die für verschiedene Anlässe Karten benötigen, wird schnell zu einer komplexen logistischen und kommunikativen Aufgabe.

Hier kommt unser Ticket-Management ins Spiel: Mithilfe von colada wird der gesamte Prozess strukturiert und effizient gestaltet. Das Ziel ist klar: eine einfache und transparente Organisation der Tickets, sodass autorisierte Stakeholder diese anfragen und schliesslich an Gäste verteilen können.

Der Prozess beginnt mit zwei zentralen Vorbereitungen:

• Definition eines Verteilschlüssels: Es wird festgelegt, welche Teams, Abteilungen oder Länder Zugriff auf bestimmte Ticketkontingente erhalten können.

• Erstellung der relevanten Events: Für welche Veranstaltungen oder Spiele sollen Tickets bereitgestellt werden? Welche Kategorien und Pakete stehen zur Verfügung, und wer soll darauf Zugriff haben?

Ein entscheidender Punkt: Nicht alle Events sollen für jeden Stakeholder sichtbar sein – diese Einschränkungen müssen von Anfang an klar definiert werden.

Sobald diese Basisdaten in colada hinterlegt sind, können autorisierte Personen, sogenannte Broker, die verfügbaren Tickets anfragen. Dieser Prozess bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte in der Ticketvergabe und gewährleistet eine klare Struktur für das gesamte Projekt.

Ein dynamischer Prozess über die Projektlaufzeit hinweg

Ticket-Management ist jedoch kein einmaliger Vorgang, sondern ein fortlaufender Prozess, der während des gesamten Projektzeitraums begleitet werden muss. Die kontinuierliche Anpassung und Verteilung von Kontingenten garantiert eine flexible und zielgerichtete Vergabe, die allen Beteiligten gerecht wird.

Mit einem professionellen Ticket-Management wird aus einer organisatorischen Mammutaufgabe eine strukturierte und effiziente Lösung – ein entscheidender Faktor für den Erfolg grosser Sponsoringprojekte.

Intuitives Ticket-Shopping mit colada.torneo

Besonders die Verteilung von Tausenden Tickets auf unzählige Einzelevents kann schnell unübersichtlich werden und die Planung erschweren.

Doch eine smarte Lösung schafft Abhilfe: colada.torneo – ein innovatives Shop-System, das Ticket-Management auf die nächste Stufe hebt.

Ein Shop wie kein anderer

Die Idee hinter colada.torneo ist ebenso simpel wie genial: Ein benutzerfreundliches Shop-System, das Angebote übersichtlich darstellt und durch intelligente Such- und Filterfunktionen ergänzt wird. Anwender können nach Spielterminen, Orten, Begegnungen oder anderen relevanten Kriterien suchen und direkt passende Tickets anfragen. Diese Bestellungen bleiben jederzeit einsehbar und können bei Bedarf problemlos bearbeitet werden.

Trotz der Vielzahl an Veranstaltungen bleibt die Navigation einfach und klar strukturiert – ein Muss für Events, die sich über mehrere Monate oder gar ein Jahr erstrecken.

Einfache Handhabung für alle Beteiligten

Hinter den Kulissen bietet die Software ebenso beeindruckende Möglichkeiten. Im Backoffice können Veranstalter oder Ticket-Broker eigenständig Programme erstellen, Mannschaften hinterlegen und Runden sowie Spiele definieren. Diese Daten werden nahtlos mit der Ticket-Anfrage-Funktion und später auch mit dem Gäste-Management verknüpft. So entsteht eine durchgehende Integration, die den gesamten Prozess – von der Anfrage bis zur Verteilung – effizient und transparent gestaltet.

Ein modernes Tool für die Event-Organisation

Mit colada.torneo wird das Buchen von Tickets so einfach wie Online-Shopping. Was früher mühsame manuelle Koordination erforderte, wird nun durch ein intuitives System ersetzt, das Zeit spart und gleichzeitig für Ordnung sorgt. Für Unternehmen, die regelmässig grosse Ticket-Kontingente verwalten müssen, ist dies ein unverzichtbares Werkzeug, das die gesamte Eventorganisation revolutioniert.

Gäste-Management: Ein nahtloser Workflow von Einladung bis Ticketversand

Nachdem die Ticket-Kontingente freigegeben sind, beginnt der nächste entscheidende Schritt im Event-Management: die Einladung und Verwaltung der Gäste. Mit colada können Besteller diesen Prozess direkt über das integrierte Gästemanagement-System steuern – bequem, effizient und zentralisiert.

Eine Plattform für alle Aufgaben

Der Zugang erfolgt, wie gewohnt, über das zentrale Portal. Hier haben die Besteller die Möglichkeit, Gäste gezielt für die passenden Spiele und Packages einzuladen – basierend auf den zuvor zugewiesenen Kontingenten. Dabei werden sämtliche relevanten Kommunikationsprozesse, wie Einladungen, Bestätigungen oder der Ticketversand, von der Plattform abgedeckt. Alle benötigten E-Mails sind bereits vorgefertigt und stehen zur direkten Nutzung bereit.

Die Vorteile einer direkten Integration

Das integrierte Gästemanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

1. Gezielte Einladungen: Gäste können direkt im Kontext des richtigen Spiels und der richtigen Ticketpakete eingeladen werden – auf Basis der bestehenden Kontingente.
2. Automatisierte Kommunikation: Standardisierte E-Mails für Einladungen, Bestätigungen und Ticketversand sind bereits hinterlegt, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.
3. Vereinfachter Workflow: Als integraler Bestandteil des Ticket-Managements reduziert das Gästemanagement den Aufwand der Besteller erheblich und verbessert gleichzeitig die Servicequalität.

Volle Kontrolle für Planer

Administratoren haben jederzeit Zugriff auf alle Gästedaten – über sämtliche Spiele, Turniere und Meisterschaften hinweg. Dieses zentrale Dashboard ermöglicht es, Kontingente auch im laufenden Prozess anzupassen, neu zu verteilen oder auf veränderte Anforderungen flexibel zu reagieren.

Qualität und Effizienz vereint

Das Gästemanagement in colada zeigt, wie eine durchdachte Integration Prozesse vereinfachen und gleichzeitig die Qualität steigern kann. Von der Einladung bis zur finalen Abstimmung bleibt alles in einer Hand – ein entscheidender Vorteil für Veranstalter, die auf effiziente Abläufe und exzellenten Gästeservice setzen.

Ticketing: Der letzte Schritt zur erfolgreichen Ticketvergabe

Im Gegensatz zum Ticket-Management, das die Verteilung von Ticketkontingenten regelt, geht es beim Ticketing um den finalen Prozess: die Erfassung, Verwaltung, Zuteilung und letztlich die Verteilung der tatsächlichen Tickets an die Gäste. Ziel ist es, Platzhalter-Tickets in echte Eintrittskarten mit QR-Code, Ticketnummer, Platz- und Sektorangaben zu verwandeln. Bis zu diesem Moment existieren Tickets lediglich als leere Hüllen – bereit, mit den relevanten Informationen gefüllt zu werden.

Ticket-Inventory: Der Schlüssel zur Verarbeitung

Bevor Tickets an die Gäste weitergegeben werden können, müssen sie zunächst ins System integriert werden. Hier kommt das Ticket-Inventory von colada ins Spiel. Es ermöglicht die zentrale Erfassung und den Import von Tickets – unabhängig davon, welche Ticketing-Lösung ein Club oder Stadion verwendet. Diese Vielfalt an unterschiedlichen Systemen wird durch colada standardisiert, sodass alle Daten einheitlich verarbeitet werden können.

Der Ticketversand: Einfach, effizient und flexibel

Sobald die Tickets bereit sind, können sie direkt per E-Mail an die Gäste verschickt oder über den sogenannten Guest-Hub bereitgestellt werden. Für rein digitale Tickets wird ein Link zum Ticketportal des jeweiligen Anbieters versendet, sodass die Empfänger mit nur einem Klick Zugriff erhalten. Flexibilität steht dabei im Fokus: Sollte ein Gast kurzfristig absagen, kann das Ticket problemlos auf einen Nachfolger umgeschrieben werden. So wird sichergestellt, dass kein Ticket ungenutzt bleibt und jeder Platz optimal belegt wird.  

Digitale Effizienz für moderne Events

Das Ticketing-System von colada verbindet Präzision und Effizienz mit modernster Technologie. Von der Erfassung im Ticket-Inventory bis zum finalen Versand an die Gäste ist der Prozess vollständig digitalisiert und nahtlos integriert. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern garantiert auch eine optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen.

Mit diesem Ansatz wird Ticketing mehr als nur die letzte Phase des Prozesses – es wird zum zentralen Element, das die Qualität und den Erfolg jeder Veranstaltung massgeblich steigert.

Travel Management: Perfekte Integration von Reise- und Unterkunftsdaten

Bei Events, die Reise- und Unterkunftsservices als Teil ihres Pakets anbieten, ist die lückenlose Integration dieser Daten entscheidend. Mit der Applikation colada.concierge wird ein nahtloses Travel Management möglich, das sowohl die Buchungsinformationen von externen Travel-Offices als auch die individuellen Reisepläne der Gäste einbezieht. So wird die gesamte Customer Journey von der Tür zu Hause bis zum Event und wieder zurück perfekt orchestriert.

Integration von Travel-Offices

Um eine optimale Koordination zu gewährleisten, bietet colada die Möglichkeit, externe Travel-Offices direkt in den Prozess einzubinden. Deren Buchungsdaten – sei es für Flüge, öffentliche Verkehrsmittel, Busse oder individuelle Anreisen – werden nahtlos in die Plattform integriert. Diese zentrale Erfassung sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sind.

Individuelle Reisen, einheitliche Planung

Unabhängig davon, wie die Gäste anreisen, sorgt colada dafür, dass sämtliche Daten nach einem einheitlichen Schema erfasst werden. Dies ermöglicht eine klare Übersicht und eine einfache Koordination – selbst bei individuellen Reiseplänen.

Warum Travel Management unverzichtbar ist

Ein effektives Travel Management sorgt für eine nahtlose Planung und Organisation von Events, indem es Reise- und Unterkunftsdaten integriert. Es geht nicht nur darum, Gäste von A nach B zu bringen, sondern ihnen ein durchgängiges, hochwertiges Erlebnis zu bieten. Durch die perfekte Abstimmung auf die Bedürfnisse der Teilnehmer und die stressfreie Ankunft vor Ort wird der Eventbesuch zu einem rundum gelungenen Erlebnis. Die nahtlose Integration von Reiseinformationen macht die Customer Journey perfekt – von der Buchung bis zur Ankunft.

On-Site Management: Transport- und Logistiklösungen nahtlos integriert

Die Organisation von Transfers und individuellen Transporten vor Ort gehört zu den wichtigsten, aber oft auch herausforderndsten Aufgaben bei der Eventplanung. Traditionell werden diese Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert – ein Ansatz, der oft zu Unterbrechungen in der logistischen Kette führt. Mit der On-Site-Lösung von colada gehört dieses Problem der Vergangenheit an.

On-Site als integraler Bestandteil von colada

Die On-Site-Funktionen von colada ermöglichen es Planern, sämtliche Transfers und Transporte direkt im System zu organisieren. Alle relevanten Daten aus dem Gäste- und Travel-Management fliessen automatisch ein und werden für die Transportplanung berücksichtigt. Dadurch entsteht eine nahtlose Integration, die den gesamten Ablauf optimiert – von der Ankunft der Gäste bis hin zu ihrer individuellen Weiterreise.

Effiziente Planung durch intelligente Integration

Die On-Site-Planung berücksichtigt alle entscheidenden Faktoren:

• Gruppen und Transportmittel: Ankommende Gruppen werden den richtigen Fahrzeugen zugeordnet, abhängig von Transportart, Ankunftszeit und Zielort.
• Optimierte Routen: Fahrzeuge werden mit der passenden Route zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geschickt.
• QR-Code-Check-in: Gäste checken beim Einstieg in das Fahrzeug per QR-Code ein, wodurch in Echtzeit ersichtlich ist, wer sich wo befindet und wo ausgestiegen ist.

Ein reibungsloser Ablauf vor Ort

Mit der On-Site-Lösung von colada wird die oft chaotische Transportlogistik zu einem perfekt organisierten Prozess. Gäste erleben eine nahtlose Reiseerfahrung, während Organisatoren von einer klaren Übersicht und präzisen Planungsmöglichkeiten profitieren. Damit wird colada nicht nur zum unverzichtbaren Werkzeug für die Eventplanung, sondern auch zu einem Garanten für höchste Gästezufriedenheit.

Host-App – Einbindung der Reisebegleitung

Bei der Betreuung von Reisegruppen vor Ort ist die verantwortliche Person (sog. «Host») auf aktuelle Daten angewiesen.

Über die Host-App haben sie jederzeit einen sicheren Zugriff auf alle Personen- und Planungsdaten. Im Vergleich zu traditionellen Papierlisten bietet diese digitale Lösung erhebliche Vorteile: Die Informationen sind immer aktuell und ermöglichen schnelle Anpassungen, falls es zu Änderungen im Plan kommt.

Die colada Host-App liefert diese und bietet zudem die Möglichkeit die Gäste bei den Transfers LIVE einzuchecken, womit auch eine direkte Rückkoppelung mit dem Planungsteam erfolgt.

Digitale Gästeportale: Der Schlüssel zu einer optimalen Eventerfahrung

Die beste Eventplanung ist nur so gut wie die Erfahrung der Gäste, die daran teilnehmen. Mit den digitalen und personalisierten Gästeportalen von colada wird sichergestellt, dass jeder Schritt der Eventteilnahme – von der Reiseplanung bis zum Ticketing – für die Gäste so einfach und angenehm wie möglich gestaltet wird. Im Zentrum dieser Innovation steht der Guest-Hub, eine Plattform, die alle wichtigen Informationen und Tools in einer digitalen Lösung vereint.

Guest-Hub: Das Herzstück der Gästeerfahrung

Der Guest-Hub bietet Gästen ein personalisiertes LIVE-Reiseprogramm, das Event-, Reise- und Ticketinformationen an einem Ort zusammenführt. Egal, ob es um Flugzeiten, Hotelbuchungen, Eventprogramme oder Ticketdetails geht – alles ist auf der Plattform jederzeit verfügbar. Diese zentrale Übersicht hat nicht nur für die Gäste, sondern auch für die Organisatoren immense Vorteile: Die Kommunikation wird vereinfacht, und die Planungssicherheit wird erhöht.

Ein Login für alles

Ein weiterer Vorteil: Der Login für die Ticketbestellung ist identisch mit dem Zugang zum Guest-Hub. Gäste benötigen keine unterschiedlichen Zugangsdaten und können mit denselben Credentials von Anfang bis Ende auf alle wichtigen Informationen zugreifen. Diese Benutzerfreundlichkeit stärkt die Effizienz und sorgt für eine reibungslose Nutzung.

Der persönliche QR-Code: Mehr als nur ein Ticket

Teil des Guest-Hubs ist auch ein personalisierter QR-Code, der nicht nur als Ticket, sondern auch als Schlüssel für Transfers dient. Gäste können sich damit nahtlos ein- und auschecken, was nicht nur das Erlebnis für sie optimiert, sondern auch das Tracking und die Organisation für Veranstalter erleichtert.

Ein Erlebnis von A bis Z

Mit dem digitalen Gästeportal und dem Guest-Hub setzt colada neue Massstäbe für die Gästeerfahrung bei Events. Die nahtlose Integration aller Informationen und die intuitive Benutzerführung machen den Besuch eines Events zu einem rundum positiven Erlebnis. Von der ersten Buchung bis zum letzten Transfer: Mit colada steht der Gast stets im Mittelpunkt.

Fazit: Sport-Hospitality in Zukunft mit colada

colada bietet eine nahtlos integrierte Plattformlösung für alle Anforderungen im Ticket-, Travel-, Gäste- und On-Site-Management. Diese effiziente Verwaltung optimiert den gesamten Prozess – von der Planung bis zur Durchführung – und sorgt so für eine reibungslose Umsetzung, sowohl für Unternehmen als auch für Gäste.

Schaffen Sie nicht nur für Ihre Gäste ein unvergessliches und sorgenfreies Sport-Hospitality-Erlebnis, sondern machen Sie auch Ihr eigenes Erlebnis sorgloser – mit colada.